Die Philosophie von Odoo beim Thema Mahnwesen ist simpel und professionell. Wer Geld schuldet, sollte automatisch und ohne manuelles Abwägen gemahnt werden. Ein sauber konfigurierter Mahnlauf spart nicht nur wertvolle Arbeitszeit im Alltag, sondern beeinflusst auch den Cashflow positiv. In diesem Beitrag schauen wir uns an, wie du Mahnstufen einrichtest, Mail Vorlagen nutzt, ab wann ein manuelles Eingreifen sinnvoll ist und wie du Ausnahmen für bestimmte Kunden oder einzelne Rechnungen festlegst.
Mahnstufen und Zahlungserinnerungen konfigurieren
Die Grundeinstellungen für den Mahnlauf findest du in der Buchhaltung unter Konfiguration und dort bei den Mahnstufen. Odoo stellt im Standard bereits vorgefertigte Stufen zur Verfügung, die du beliebig anpassen oder erweitern kannst.
Fälligkeiten definieren Du kannst beispielsweise festlegen, dass die erste Stufe mit dem Namen Zahlungserinnerung bereits 3 Tage nach dem Fälligkeitsdatum greift.
Kommunikationsweg wählen Du entscheidest, ob die Mahnung per Mail, SMS oder Brief verschickt wird. In den meisten Fällen ist die E Mail der sinnvollste Weg.
Mail Vorlagen anpassen Für jede Mahnstufe lässt sich eine eigene Vorlage hinterlegen, zum Beispiel eine freundliche Zahlungserinnerung für Stufe 1 und ein schärferer Mahnbericht für Stufe 2. Diese Vorlagen lassen sich unter Einstellungen und E Mail Vorlagen frei editieren und mit dynamischen Feldern versehen.
Jetzt bezahlen Button Hast du Online Zahlungsmethoden wie PayPal oder Stripe konfiguriert, kann in der Mahnmail ein direkter Zahlungslink eingebunden werden. Das verkürzt den Weg für den Kunden erheblich.
Den Mahnprozess automatisieren und Aufgaben verteilen
Das Ziel ist es, dass du dich um die ersten Mahnstufen gar nicht mehr kümmern musst.
Setzt du in der Mahnstufe den Haken bei Automatisch versenden, wird die Erinnerung vom System selbstständig generiert und verschickt. Sinnvoll ist es zudem, die Option zu aktivieren, dass die Original Rechnung direkt an die Nachricht angehängt wird. So vermeidest du Rückfragen des Kunden nach dem fehlenden Beleg.
Ab wann manuell eingreifen?
Die erste und zweite Mahnung können völlig lautlos im Hintergrund durchlaufen. Bei einer dritten Mahnung als letzte Warnung vor dem Inkasso oder Anwalt ergibt ein reiner Mailversand oft keinen Sinn mehr. Hier bietet Odoo die Möglichkeit, anstelle einer Mail automatisch eine Aktivität für einen Mitarbeiter erstellen zu lassen, zum Beispiel mit dem Titel Mahnverfahren einleiten. So wird dein Team erst dann aktiv benachrichtigt, wenn der automatische Prozess ausgeschöpft ist.
Manuelle Eingriffe auf Kunden und Rechnungsebene
Auch bei einem vollautomatisierten Mahnwesen gibt es in der Praxis immer Ausnahmen. Odoo bietet dir dafür Eingriffsmöglichkeiten auf verschiedenen Ebenen.
1. Einstellungen beim Kunden auf Kontaktebene
Im Kontaktstamm findest du unter dem Reiter Buchhaltung und dort bei Mahnungen eine Übersicht, ob beim jeweiligen Kunden Mahnungen erforderlich sind.
Du kannst hier festlegen, dass dieser spezifische Kunde von der automatischen Mahnung ausgeschlossen und nur manuell gemahnt wird.
Wenn ein Kunde um Zahlungsaufschub bittet, weil zum Beispiel die Buchhaltung im Urlaub ist, kannst du das Datum der nächsten Erinnerung manuell verschieben, zum Beispiel auf in 16 Tagen.
Hinweis zum Mahnkontakt. Aktuell gibt es im Odoo Standard keinen separaten Mahnkontakt. Das System verschickt die Mahnung immer an den bei der Rechnung hinterlegten Kontakt. Wer das ändern möchte, kann dies über eine Erweiterung lösen.
2. Einzelne Rechnungen vom Mahnlauf ausschließen
Manchmal gibt es Unstimmigkeiten bei einer Lieferung und man einigt sich mit dem Kunden darauf, dass er die Rechnung erst später zahlt, ohne dass sofort storniert wird. In der Ausgangsrechnung kannst du dafür einfach das Feld Keine Zahlungserinnerung anhaken. Hier noch als Tipp: Setze dir in diesem Fall am besten über die Lasche an der Seite eine Aktivität als Erinnerung in Odoo. So stellst du sicher, dass du den Haken irgendwann wieder entfernst und die offene Rechnung nicht komplett in Vergessenheit gerät.
Im Video Schritt für Schritt erklärt
Damit du dir das Ganze auch live im System ansehen kannst, haben wir ein Video zu dem Thema gedreht. In diesem zeigen wir, wie das Mahnwesen in Odoo funktioniert, wo du die Mahnstufen konfigurierst, wie du Automatismen und Aktivitäten clever verknüpfst und wie du bei einzelnen Kunden oder Rechnungen manuell eingreifst.