Wer die Odoo Buchhaltung das erste Mal öffnet, blickt direkt auf das Start-Dashboard mit verschiedenen Kacheln. Hinter diesen Kacheln verbergen sich die Journale des Systems. Sie strukturieren sämtliche Buchungen im Unternehmen, automatisieren wiederkehrende Einstellungen wie Konten oder Belegnummern und dienen als täglich genutztes Cockpit für alle Finanzprozesse. In diesem Beitrag erklären wir dir, welche Journaltypen Odoo bereitstellt, welche Einstellungen wichtig sind und wie du die Journale im Alltag effizient einsetzt.
Was Journale in Odoo bewirken
Journale sind Ordner im System, die zusammengehörige Buchungen bündeln. Theoretisch wäre es zwar möglich, alle Geschäftsvorfälle – von Verkäufen über Einkäufe bis hin zu Bankbewegungen – in einem einzigen Journal zu buchen. Das würde jedoch zu großer Unübersichtlichkeit führen und erhebliche Mehrarbeit verursachen.
Über getrennte Journale greift Odoo automatisch auf vordefinierte Parameter zurück:
Kontenzuordnungen: Standard-Erlös- oder Aufwandskonten sind bereits im Journal hinterlegt.
Nummernkreise: Belege erhalten automatisch das passende Präfix (beispielsweise INV oder RE für Rechnungen).
Automatisierung: Bestimmte Typen schalten spezifische Funktionen wie E-Mail-Uploads oder Bankabgleiche frei.
Die wichtigsten Journaltypen in der Übersicht
Verkauf (Ausgangsrechnungen): Hier erstelle und verwaltest du Kundenrechnungen. Bei einer Buchung werden Erlöse (z.B. Konto 8400 im SKR03), Umsatzsteuer (Konto 1776) und Forderungen (Konto 1410) automatisch im Hintergrund kontiert.
Einkauf (Eingangsrechnungen): Dient der Erfassung von Lieferantenrechnungen und Aufwänden (beispielsweise Bürobedarf). Rechnungen können manuell angelegt, aus dem Odoo-Dokumente-System verarbeitet oder direkt per E-Mail-Upload ins Journal geschickt werden.
Bank: Verwaltet alle Banktransaktionen. Hier verknüpfst du dein Bankkonto (z.B. Deutsche Bank) für den automatischen Abruf, lädst Kontoauszüge hoch oder führst den Zahlungsabgleich durch. Bei freigeschalteter Zahlungsfunktion lassen sich Überweisungen an Lieferanten auch direkt ohne Datei-Export elektronisch an die Bank übermitteln.
Steuererklärung: Funktioniert wie ein Erinnerungs-Assistent. Das Journal erinnert monatlich oder vierteljährlich an die Fristen der Umsatzsteuervoranmeldung und ermöglicht den direkten elektronischen Versand an ELSTER.
Sonstige & Spezialjournale: Über den Typ Sonstige Geschäftsvorfälle werden Korrekturbuchungen oder Jahresabschlussarbeiten abgewickelt. Zudem gibt es eigene Journale für Bestandsbewertungen (Lagerwerte) und Wechselkursdifferenzen bei Fremdwährungen.
Konfiguration und praktische Tipps für den Alltag
In den Einstellungen der einzelnen Journale (erreichbar über die Konfiguration oder die drei Punkte auf der Dashboard-Kachel) lassen sich zentrale Vorgaben festlegen:
Typ und Präfix bestimmen: Der gewählte Typ (Verkauf, Einkauf, Bank, Kasse) passt die Anzeige auf dem Dashboard an. Zudem definierst du das Sequenz-Präfix für die fortlaufenden Rechnungsnummern.
E-Mail-Eingang aktivieren: Für Journale wie den Einkauf lässt sich eine eigene E-Mail-Adresse einrichten. An diese Adresse gesendete Lieferantenrechnungen landen automatisch als Belege direkt im Journal.
Dashboard als Cockpit nutzen: Die Kacheln auf der Startseite zeigen auf einen Blick, welche Rechnungen diese Woche fällig sind, welche Beträge unbezahlt bleiben, welche Banktransaktionen noch abgestimmt werden müssen und ob Steueranmeldungen anstehen.
Im Video Schritt für Schritt erklärt
Damit du dir das ganze auch live im System ansehen kannst, haben wir ein Video zu dem Thema gedreht. In dem Video zeigen wir das Dashboard der Odoo Buchhaltung, erklären die verschiedenen Journaltypen in der Praxis, führen eine Beispielbuchung durch und zeigen dir den direkten Bankabgleich sowie die ELSTER-Anbindung.