Wer Odoo im Tagesgeschäft nutzt, verschickt einen Großteil der Geschäftskorrespondenz direkt aus der Software heraus. Dabei stellt sich schnell die Frage, wie E-Mail-Signaturen am besten eingebunden werden. Grundsätzlich stehen zwei Wege zur Verfügung: Die serverseitige Steuerung über bestehende Mail-Systeme wie Microsoft 365 oder Google Workspace und die direkte Verwaltung im Odoo-Benutzerprofil. In diesem Leitfaden erfährst du, wo die Vor- und Nachteile der jeweiligen Methoden liegen und wie du mit einem einfachen Trick auch ohne externe Tools eine perfekt formatierte HTML-Signatur in Odoo hinterlegst.
Zentrale Signaturlösung vs. Verwaltung in Odoo
Verwendet dein Unternehmen bereits Microsoft 365 oder Google Workspace in Verbindung mit einer zentralen Signatursoftware (wie beispielsweise Exclaimer), lässt sich diese Infrastruktur direkt an Odoo anbinden.
Unter den Odoo-Einstellungen kannst du die Option Benutzerdefinierte E-Mail-Server aktivieren und deine eigenen Outlook- oder Google-Server hinterlegen. Wird nun eine E-Mail aus Odoo heraus verschickt, läuft der Versand über deinen eigenen Mailserver. Serverseitige Tools wie Exclaimer hängen die hinterlegte Firmen-Signatur dadurch automatisch an jeden ausgehenden Beleg und jede Nachricht an.
Vorteil: Zentrale Verwaltung für das gesamte Unternehmen. Änderungen an Adressen, Telefonnummern oder Layouts müssen nur an einer Stelle vorgenommen werden und gelten sofort für alle Mitarbeiter.
Nachteil: Erfordert entsprechende Lizenzen und die Anbindung des eigenen E-Mail-Servers.
Für kleinere Teams oder Setups ohne zentrale Mailserver-Software ist die direkte Verwaltung der Signatur im Odoo-System ein absolut gangbarer und pragmatischer Weg.
Einfache Signatur im Benutzerprofil anlegen
Jeder Odoo-Benutzer kann seine persönliche Signatur selbst verwalten. Der Weg führt über das eigene Benutzerprofil oben rechts unter Präferenzen. Dort befindet sich das Feld E-Mail-Signatur.
Über den integrierten Editor lassen sich einfache Text- und Formatierungsanpassungen vornehmen:
Text eingeben (Name, Straße, Kontaktdaten)
Formatierungen wie Fett- oder Kursivschrift anwenden
Textfarben anpassen oder einfache Tabellen einfügen
Das Bearbeiten komplexerer Layouts stößt im Standard-Editor jedoch schnell an Grenzen. Da verschiedene E-Mail-Programme (insbesondere Desktop-Anwendungen wie Microsoft Outlook) HTML-Code sehr restriktiv verarbeiten und Formatierungsoptionen oft ausblenden, wirken im Editor zusammengestellte Signaturen beim Empfänger schnell verzogen.
Professionelle HTML-Signatur über den Entwicklermodus einbinden
Um eine absolut sauber formatierte HTML-Signatur zu nutzen, die auch in kritischen Mail-Clients wie Outlook korrekt dargestellt wird, empfiehlt sich robuster HTML-Code auf Tabellenbasis (ohne komplexe Divs). Einen solchen Code kann ein Webdesigner erstellen oder über KI-Tools wie ChatGPT generiert werden.
Da der Standard-Editor den reinen HTML-Code nicht direkt verarbeiten kann, wird der Code über den Entwicklermodus eingefügt:
Entwicklermodus aktivieren: Navigiere zu Einstellungen und aktiviere ganz unten über den Schalter den Entwicklermodus.
Code-Ansicht öffnen: Gehe zurück zu Benutzer > Präferenzen in das Feld E-Mail-Signatur. Setze einen beliebigen Platzhalter-Text (z. B. ein einzelnes Zeichen), markiere diesen und klicke im Editor auf die drei Punkte. Im Entwicklermodus erscheint nun das Code-Symbol (</>).
HTML-Code einfügen: Klicke auf das Code-Symbol, lösche den Inhalt zwischen den umschließenden <div>-Tags und füge deinen vorbereiteten HTML-Code ein.
Speichern: Speichere die Einstellungen ab. Eventuelle Darstellungsabweichungen im Editor-Feld selbst kannst du ignorieren – beim tatsächlichen Mailversand wird die Signatur einwandfrei gerendert.
Einbindung von Logos und Bildern:
Bilder und Logos sollten für HTML-Signaturen nicht direkt hochgeladen, sondern auf dem eigenen Webserver bereitgestellt werden. In den HTML-Code wird anschließend lediglich die exakte Bild-URL eingebunden. Beim Öffnen der E-Mail lädt der Mail-Client das Bild automatisch von der externen Quelle nach.
Fazit zur manuellen HTML-Lösung:
Diese Methode liefert optisch einwandfreie Ergebnisse. Bei mehreren Mitarbeitern muss der Schritt jedoch für jeden Benutzer einzeln durchgeführt werden. Ändern sich Stammdaten oder Designs, muss die Signatur in jedem Profil manuell aktualisiert werden.
Im Video Schritt für Schritt erklärt
Damit du dir das ganze auch live im System ansehen kannst, haben wir ein Video zu dem Thema gedreht. Darin zeigen wir dir die Einrichtung eigener Mailserver, demonstrierten den Unterschied zwischen Standard-Editoren und HTML-Code und führen dich Schritt für Schritt durch das Einfügen einer HTML-Signatur über den Entwicklermodus in Odoo.