Das Rechnungswesen ist ein Teilbereich der Odoo Buchhaltung. Während das reine Rechnungswesen ausreicht, um offene Posten zu verwalten und monatliche Daten an den Steuerberater zu übergeben, bietet die vollständige Buchhaltung alle Funktionen für den Jahresabschluss und gesetzliche Erklärungen. Wer mit einem frischen Odoo-System startet, sollte von Beginn an die wichtigsten Grundeinstellungen vornehmen. In diesem Leitfaden zeigen wir dir, wie du die steuerliche Lokalisierung auswählst, Steuercodes sowie Steuerpositionen konfigurierst und den Kontenplan im System anpasst.
Steuerliche Lokalisierung zuerst festlegen
Unter Einstellungen > Buchhaltung/Rechnungswesen befindet sich ganz oben der Punkt Steuerliche Lokalisierung. Standardmäßig ist hier der allgemeine Kontenplan hinterlegt.
Für ein Unternehmen in Deutschland wählst du an dieser Stelle die passende deutsche Lokalisierung aus (im Regelfall den Kontenrahmen SKR03 oder SKR04). Welcher Kontenrahmen der richtige ist, stimmst du im Zweifelsfall direkt mit deinem Steuerberater ab. Branchenspezifische Sonderfälle wie ein SKR11 erfordern eine individuelle Anpassung.
Kritischer Hinweis: Die steuerliche Lokalisierung muss zwingend als allererster Schritt vorgenommen werden. Sobald die ersten Buchungen oder Transaktionen im System getätigt wurden, lässt sich diese Einstellung nicht mehr zurückstellen.
Durch das Auswählen der Lokalisierung richtet Odoo automatisch die passenden Steuersätze (wie 19 %), die Währung (Euro), automatische EZB-Wechselkurse sowie die gesetzlichen Belegstandards ein. Zudem werden automatisch die DIN 5008 Reports für alle bereits installierten Apps (wie Lager, Einkauf oder Buchhaltung) freigeschaltet. Das Beleglayout lässt sich unter Dokumenten Layout Konfigurieren anpassen.
Steuern anpassen und Steuerraster beachten
Unter Konfiguration > Steuern findest du alle im Standard vordefinierten Steuersätze.
Übersichtlichkeit schaffen: Steuersätze, die im eigenen Geschäft nie benötigt werden (wie beispielsweise 7 % für Lebensmittel oder Bücher), können einfach deaktiviert werden. Sie werden dadurch nicht gelöscht, erscheinen aber nicht mehr in den Auswahllisten der Dokumente.
Inlands- und Auslandssteuern: Das System enthält vorgefertigte Codes für den normalen Einkauf und Verkauf (19 %), innergemeinschaftliche Erwerbe in der EU, steuerfreie Drittlandsumsätze (0 %) oder Dienstleistungen aus dem Ausland.
Brutto- vs. Nettopreise: Über das Kennzeichen "Im Preis inbegriffen" steuerst du, wie Produktpreise im System eingegeben werden. Du kannst Steuercodes duplizieren (beispielsweise 19 % inklusive Steuern), um Verkaufspreise direkt als Bruttowert zu pflegen. Odoo rechnet den Nettowert dann automatisch herunter.
Steuerraster für Elster: Jeder Steuercode ist mit einem Buchungskonto (beispielsweise Konto 1776 für die 19 % Umsatzsteuer im SKR03) und einem spezifischen Steuerraster verknüpft. Dieses Raster ist zwingend erforderlich für die Umsatzsteuer-Voranmeldung und den Elster-Export. Änderungen am Steuerraster sollten vermieden werden, da Buchungen sonst fehlerhaft oder gar nicht im Export auftauchen.
Steuerpositionen für automatische Zuordnung nutzen
Unter Konfiguration > Steuerpositionen wird festgelegt, welche Steuer bei welchem Partner und Standort automatisch angewendet wird.
Geschäftspartner Inland: Erkennt Kunden aus Deutschland automatisch und weist den Standard-Steuersatz von 19 % zu.
Geschäftspartner EU mit USt-ID: Bei Kunden in der Europäischen Union (ohne Deutschland) schaltet das System automatisch auf 0 % EU-Steuer um, sofern die Ware grenzüberschreitend geliefert wird.
Ware vs. Dienstleistung: Während eine Warenlieferung in der EU steuerfrei erfolgt, greift bei Dienstleistungen das Reverse-Charge-Verfahren. In den Kontaktdaten eines Partnerunternehmen lässt sich im Reiter Verkauf und Einkauf unter Steuerinformation explizit festlegen, ob es sich um einen Dienstleister handelt.
Drittländer: Für Staaten außerhalb der EU (wie die USA) lässt sich eine eigene Ländergruppe anlegen und einer Steuerposition mit automatischer Erkennung zuweisen.
Rechtliche Hinweise: In den Steuerpositionen können Gesetzestexte hinterlegt werden (beispielsweise Pflichtangaben zu Reverse Charge), die bei der Auswahl der jeweiligen Steuerposition automatisch als Satz auf der Rechnung aufgedruckt werden.
Den Kontenplan im System verwalten
Unter Konfiguration > Kontenplan liegt die vollständige Übersicht aller Buchungskonten vor. Die Konten sind nach einem festen Zahlenschema strukturiert (beispielsweise 1000er-Konten für Kassen oder 1200er-Konten für Banken).
Wenn dein Unternehmen bereits mit einem Kontenplan beim Steuerberater arbeitet, kannst du dir die Kontenliste vom Steuerberater geben lassen und mit Odoo abgleichen. Kontenbezeichnungen lassen sich direkt in der Liste anpassen (beispielsweise "Bank 1" in den echten Namen deiner Bank umbenennen). Nicht genutzte Konten deaktivierst du einfach. Alternativ nutzt du den Odoo-Standardplan und übergibst deinem Steuerberater am Jahresende den DATEV-Export.
Im Video Schritt für Schritt erklärt
Damit du dir das ganze auch live im System ansehen kannst, haben wir ein Video zu dem Thema gedreht. In diesem zeigen wir, wie du die steuerliche Lokalisierung in Odoo einrichtest, Steuercodes für Brutto- und Nettopreise anpasst, Steuerpositionen für Kunden im In- und Ausland konfigurierst und den Kontenplan richtig verwaltest.