Im Standard von Odoo bleibt bei einer Webbestellung im Verkaufsauftrag oft ein fester Standardwert für die Zahlungsbedingung stehen. Dabei ist es vollkommen egal, welchen Zahlungsweg die Kundschaft im Checkout tatsächlich gewählt hat. Um dieses Problem zu lösen und manuelle Klicks im Alltag einzusparen, lässt sich eine unkomplizierte Automatisierung einrichten, die den exakten Wert sofort einträgt.
Der Unterschied zwischen Zahlungsbedingungen und Zahlungsmethoden
Für die Einrichtung ist es wichtig, die internen Begrifflichkeiten von Odoo zu verstehen. Das System unterscheidet strikt zwischen zwei Elementen:
Zahlungsbedingungen: Dies sind reine Textdefinitionen (wie z. B. „10 Tage netto“ oder „Vorkasse“), die festlegen, wann eine Zahlung fällig oder erledigt sein muss. Diese Bedingungen werden gleichermaßen auch bei Lieferanten genutzt.
Zahlungsmethoden: Dies beschreibt den tatsächlichen Weg, wie das Geld von A nach B transferiert wird – beispielsweise über PayPal, Kreditkarte (Stripe), Ideal oder Afterpay.
Wenn ein Kunde im Webshop einkauft und per PayPal bezahlt, wird das Feld für die Zahlungsbedingungen im Verkaufsauftrag standardmäßig nicht angepasst, da PayPal eine Zahlungsmethode ist. Diese Information ist im normalen Verkaufsauftrag auf den ersten Blick nirgends sichtbar.
Die Spurensuche im Entwicklermodus
Schaltet man den Entwicklermodus ein und prüft über das Käfer-Symbol („Daten anzeigen“) die Felder des Verkaufsauftrags, wird man bei der Suche nach dem Begriff „PayPal“ nicht fündig. Die Information ist dort nicht direkt hinterlegt.
Der korrekte Datenpfad versteht sich über die Verknüpfung der Dokumente: Geht man im Verkaufsauftrag auf die dazugehörige Rechnung, befinden sich in den Smart Buttons die sogenannten Zahlungstransaktionen. Erst wenn man diesen Bereich öffnet, sieht man die konkrete Transaktion und die darin verwendete Zahlungsmethode sowie den Zahlungsanbieter. Genau an dieser Stelle hält Odoo die Information im System bereit.
Konfiguration der Automatisierungsregel in Studio
Da sich die Information im Unterdokument befindet, darf die Automatisierung nicht im Verkaufsmodell starten.
Das richtige Modell wählen: Als Modell muss zwingend die Zahlungstransaktion ausgewählt werden. Das gelingt entweder direkt im Entwicklermodus oder indem man in die Ansicht einer Zahlungstransaktion wechselt, dort Studio öffnet und auf „Automatisierung“ klickt.
Auslöser definieren: Als Trigger wird „Bei Erstellung“ eingestellt.
Filter/Regel festlegen: Es wird ein Filter gesetzt, dass die Zahlungsmethode gleich „PayPal“ sein muss.
Aktion einrichten: Als Aktion wird „Datensatz aktualisieren“ gewählt.
Um nun das Feld im Verkaufsauftrag zu erreichen, klickt man sich durch die verfügbaren Felder der Zahlungstransaktion, sucht nach „Verkaufsaufträge“ und klickt auf den Pfeil nach rechts. In dieser Unterstruktur sucht man nach den „Zahlungsbedingungen“, wählt diese aus und bestimmt über das Dropdown-Menü den gewünschten Zielwert (z. B. eine eigens angelegte Zahlungsbedingung namens „PayPal Verkauf“). Nach dem Speichern und Schließen ist die Regel aktiv.
Übertragung auf Kreditkarten und alternative Lösungswege
Nach exakt demselben Prinzip wird die Regel für weitere Anbieter aufgesetzt. Nutzt man beispielsweise Stripe, filtert man in der Automatisierung nach der Zahlungsmethode, die im System als „Kreditkarte“ benannt ist, und lässt das System die Zahlungsbedingungen automatisch auf das Pendant „Stripe-Zahlung“ aktualisieren. Da die Anzahl der Web-Zahlungsarten meist überschaubar ist und Kreditkarten ohnehin zusammengefasst werden, bleibt der Einrichtungsaufwand minimal.
Als Alternative zu separaten Regeln pro Zahlungsmethode könnte man zwar auch eine einzige, komplexere Regel mittels Python-Code oder KI-Unterstützung aufsetzen, die verschiedene Bedingungen abfragt und Felder ausliest. Die Gliederung in einzelne, codefreie Regeln ist jedoch deutlich übersichtlicher und funktioniert sofort. Zudem entfällt das Risiko, dass die Regel unter bestimmten Umständen versagt. Besonders für Nutzer von Odoo Online (SaaS), die keine permanente Code-Wartung durch einen Partner wünschen, ist dieser visuelle Weg die sicherste und sauberste Methode für fehlerfreie Buchhaltungsprozesse.
Im Video Schritt für Schritt erklärt
Damit du diese Automatisierung direkt in deinem System fehlerfrei nachbauen kannst, haben wir den gesamten Klickpfad in einem Video aufgezeichnet.