Direkt nach oder zusammen mit der Anlage von Kontakten und Produkten folgt eine der wichtigsten Grundeinstellungen in Odoo. Das Einrichten der Zahlungsbedingungen betrifft sowohl Kunden als auch Lieferanten, also Debitoren und Kreditoren. Einmal am Kontakt hinterlegt, zieht Odoo diese Bedingungen automatisch in jeden Einkaufs und Verkaufsvorgang. In diesem Beitrag erfährst du, welche flexiblen Einstellungen Odoo für Fristen, Skonto und Teilzahlungen bietet, wie du belegspezifische Hinweistexte pflegst und wie du deinen Zahllauf mit passenden Filtern absicherst.
Zahlungsbedingungen in den Stammdaten und der Konfiguration
Die Verwaltung der Zahlungsbedingungen befindet sich in der Buchhaltung oder im Rechnungswesen unter Konfiguration und dort bei den Zahlungsbedingungen. In einem frischen System sind bereits Standardbedingungen hinterlegt. Diese können gelöscht oder angepasst werden.
Legst du eine neue Zahlungsbedingung an, vergibst du zuerst eine eindeutige Bezeichnung wie zum Beispiel Rechnung 14 Tage. Dieser Name dient nicht nur der Wiedererkennung, sondern spielt später auch für Auswertungen und Filter im Zahllauf eine zentrale Rolle.
Einmal am Kontakt im Reiter für Verkauf und Einkauf hinterlegt, wendet Odoo diese Zahlungsbedingungen automatisch bei jedem neuen Angebot, Auftrag oder Beleg an.
Fristen Teilzahlungen und Skonto einstellen
Odoo bietet vielseitige Möglichkeiten, um festzulegen, wann wie viel Prozent des Rechnungsbetrags fällig werden. Am Ende müssen die Teilbeträge zusammen 100 Prozent ergeben.
Feste Fristen Der einfachste Fall sind 100 Prozent fällig nach einer bestimmten Anzahl von Tagen nach dem Rechnungsdatum, beispielsweise 14 Tage.
Monatsenden berücksichtigen Gerade für Konzerne und größere Firmen lassen sich Bedingungen wie Tage nach Ende des Monats, nach Ende des nächsten Monats oder ein festes Monatsende einstellen.
Teilzahlungen abbilden Zahlungsziele lassen sich aufteilen, zum Beispiel 50 Prozent sofort und 50 Prozent nach weiteren Tagen. Über die Option Teilzahlungsdaten anzeigen druckt Odoo die exakten Fälligkeitsdaten der einzelnen Raten direkt auf die Rechnung.
Skonto und Frühzahlerrabatt Du kannst definieren, wie viel Prozent Skonto gewährt werden, wenn die Zahlung innerhalb einer bestimmten Tagesfrist erfolgt.
Individuelle Hinweistexte auf Belegen hinterlegen
Ein von vielen Anwendern übersehenes Feld ist die Texteingabe innerhalb der Zahlungsbedingung. Hier lässt sich für jede Zahlungsbedingung ein eigener Text hinterlegen, der automatisch auf die Rechnung gedruckt wird.
Rechnung Bitte überweisen Sie auf folgendes Konto.
PayPal Bitte nicht überweisen, der Betrag wurde bereits per PayPal bezahlt.
Factoring Bitte auf das abweichende Factoringkonto zahlen.
Abbuchung Bitte nicht überweisen, der Betrag wird abgebucht.
Dieses Textfeld ist mehrsprachig übersetzbar. Wenn du internationale Kunden hast, wird der Text automatisch in der jeweiligen Kundensprache ausgegeben.
Den Zahllauf mit Filtern absichern und Doppelzahlungen vermeiden
Die saubere Benennung der Zahlungsbedingungen zeigt ihren Nutzen vor allem bei den Eingangsrechnungen von Lieferanten.
Wenn du in die Übersicht der offenen Lieferantenrechnungen gehst und nach heute fälligen Belegen suchst, listet Odoo alle offenen Posten auf. Darunter befinden sich jedoch auch Rechnungen mit Zahlungsbedingungen wie PayPal oder Abbuchung, die bereits bezahlt wurden oder automatisch vom Konto eingezogen werden. Führst du für alle fälligen Rechnungen pauschal eine Sammelzahlung oder Überweisung aus, kommt es zu teuren Doppelzahlungen.
Die Lösung über Favoritenfilter
Erstelle in der Rechnungsübersicht einen benutzerdefinierten Filter.
Wähle das Feld Zahlungsbedingungen mit der Bedingung enthält und trage das Wort Rechnung ein.
Speichere diesen Filter als Favoriten mit dem Namen Rechnung zu überweisen.
Vor jedem Zahllauf aktivierst du diesen Filter. Das System zeigt dir nun ausschließlich die Lieferantenrechnungen an, die tatsächlich per klassischer Überweisung beglichen werden müssen. Danach kannst du die Belege markieren und fehlerfrei die Zahlung oder Sammelzahlung erstellen.
Im Video Schritt für Schritt erklärt
Damit du dir das Ganze auch live im System ansehen kannst, haben wir ein Video zu dem Thema gedreht. In diesem zeigen wir, wie du Zahlungsbedingungen in Odoo anlegst, Skonto und Teilzahlungen einstellst, Hinweistexte pflegst und deinen Zahllauf mit Filtern vor Doppelüberweisungen schützt.