In der Praxis werden Zahlungsbedingungen und Zahlungsmethoden häufig verwechselt, obwohl sie im Rechnungswesen völlig unterschiedliche Aufgaben erfüllen. Während die Zahlungsbedingung festlegt, wann und unter welchen vertraglichen Vorgaben ein Betrag fällig wird, bestimmt die Zahlungsmethode den konkreten Weg des Geldflusses. In diesem Blogbeitrag erfährst du, wie du beide Funktionen in Odoo richtig einrichtest, Kunden zuordnest und über gezielte Filter in der Buchhaltung den Überblick behältst.
Der technische Unterschied im System
Um Fehler in den Finanzprozessen zu vermeiden, ist das Verständnis der beiden Begriffe entscheidend:
Zahlungsbedingung (Payment Terms): Sie beschreibt, wann das Geld erwartet wird und unter welchen Konditionen die Zahlung erfolgt (beispielsweise Vorkasse, 14 Tage netto oder 10 Tage 3% Skonto, sonst 30 Tage netto). Sie erzeugt einen Text auf dem Beleg und steuert im Hintergrund die Fälligkeitsdaten für die Liquiditätsplanung.
Zahlungsmethode (Payment Methods): Sie definiert, wie das Geld eingeht oder angewiesen wird (beispielsweise per Banküberweisung, SEPA-Lastschrift, PayPal, Stripe oder Kreditkarte).
Beide Einstellungen existieren unabhängig voneinander. Ein Kunde kann beispielsweise die Zahlungsbedingung "Vorkasse" erhalten, die Zahlung selbst aber über die Zahlungsmethode "PayPal" oder "Banküberweisung" begleichen.
Zahlungsbedingungen konfigurieren und Kunden zuweisen
Die Einrichtung der Zahlungsbedingungen erfolgt im Rechnungswesen unter Buchhaltung > Konfiguration > Zahlungsbedingungen.
Beim Anlegen neuer Bedingungen stehen dir flexible Optionen zur Verfügung:
Fälligkeiten definieren: Für eine einfache Vorkasse wählst du "100% fällig, 0 Tage nach Rechnungsdatum". Für klassische Zahlungsziele gibst du feste Tage (wie 15 oder 30 Tage), Monatsende-Regelungen oder gestaffelte Teilzahlungen (beispielsweise 60% sofort, 40% später) an.
Skonto (Frühzahlerrabatt): Aktiviere die Option für Skonto und lege den Prozentwert sowie den Zeitraum fest (beispielsweise 3% innerhalb von 14 Tagen). Auch die Behandlung der Mehrwertsteuer (komplett oder reduziert) lässt sich hier steuern.
Belegtexte und Sprachen: Über das Vorschaufeld siehst du exakt, was der Kunde auf der Rechnung liest. Über die Sprachauswahl lassen sich die Hinweise für internationale Kunden mehrsprachig hinterlegen.
Im Kontaktstamm kannst du jedem Kunden oder Lieferanten im Reiter Verkauf und Einkauf eine Standard-Zahlungsbedingung zuweisen. Diese wird bei neuen Aufträgen oder Rechnungen automatisch vorausgewählt.
Zahlungsanbieter und Zahlungsmethoden einbinden
Zahlungsmethoden hängen eng mit den Zahlungsanbietern zusammen, die unter Buchhaltung > Konfiguration > Zahlungsanbieter verwaltet werden.
Zahlungsanbieter aktivieren: Schalte Anbieter wie Banküberweisung, PayPal oder Stripe frei.
Zahlungsmethoden verknüpfen: Unter Konfiguration > Zahlungsmethoden werden die konkreten Wege (wie Kartenzahlung oder Überweisung) dem jeweiligen Anbieter zugeordnet.
Zuweisung beim Kontakt: Hinterlegst du bei einem Kunden eine feste Zahlungsmethode wie "SEPA-Abbuchung" oder "Stripe", übernimmt Odoo diese Voreinstellung in die Verkaufsprozesse. Das erleichtert die automatische Erstellung von SEPA-Mandaten für den Bankeinzug oder die Abwicklung im E-Commerce.
Offene Posten und Eingangsrechnungen gezielt filtern
In der täglichen Buchhaltung hilft die strikte Zuordnung von Zahlungsbedingungen dabei, den Zahlungsverkehr präzise zu steuern.
Unter Buchhaltung > Lieferanten > Eingangsrechnungen liegen oft Rechnungen mit ganz unterschiedlichen Zahlungszielen. Um beispielsweise nur diejenigen Eingangsrechnungen anzuweisen, die per Vorkasse bezahlt werden müssen (damit die Ware schnell versendet wird), nutzt du die Odoo-Filterfunktion:
Setze einen benutzerdefinierten Filter mit der Regel Zahlungsbedingung ist gleich Vorkasse. Das System blendet alle Rechnungen mit normalen Zahlungszielen oder Abbuchungsaufträgen aus. Diesen Filter kannst du als Favorit speichern, um jederzeit mit einem Klick alle dringenden Vorkasse-Zahlungen im Blick zu haben.
Im Video Schritt für Schritt erklärt
Damit du dir das ganze auch live im System ansehen kannst, haben wir ein Video zu dem Thema gedreht. In diesem wird dir Schritt für Schritt erklärt, wie du den technischen Unterschied zwischen Zahlungsbedingungen und Zahlungsmethoden verstehst, eigene Fälligkeitsregeln anlegst, Kunden spezifische Zahlungswege zuweist und Eingangsrechnungen über individuelle Filter in der Buchhaltung perfekt steuerst.