Sobald Produkte oder Dienstleistungen verkauft werden, laufen die Fäden im Verkauf zusammen. Egal, ob der Auftrag aus einer Anfrage, aus dem CRM, aus dem Kundendienst, aus Projekten oder direkt aus dem Onlineshop kommt. Am Ende landet alles in einem zentralen Prozess, der Angebote, Aufträge, Lieferungen und Rechnungen miteinander verbindet.
Genau hier liegt die Stärke des Verkaufsbereichs: Er ist kein isoliertes Werkzeug, sondern eng mit anderen Bereichen verzahnt. Lager, Rechnungswesen, CRM, Projektmanagement oder E Commerce greifen direkt aufeinander zu. Dadurch entstehen keine Medienbrüche und keine doppelten Daten.
Einstieg und Überblick über laufende Vorgänge
Der Einstieg erfolgt über eine übersichtliche Listenansicht. Hier sind alle Angebote und Aufträge sichtbar, sortiert nach Status, Verantwortlichen oder Kunden. Standardmäßig sieht jede Person zunächst ihre eigenen Vorgänge, kann die Ansicht aber jederzeit erweitern.
Neben der Listenansicht stehen weitere Perspektiven zur Verfügung. Kanban für einen schnellen Statusüberblick, Kalender für zeitliche Einordnung, Kartenansicht für geografische Verteilung sowie Pivot und Diagramme für Auswertungen. Alle Ansichten lassen sich filtern, gruppieren und als Favoriten speichern.
So entsteht schnell ein klarer Überblick über laufende Umsätze, offene Angebote oder bereits bestätigte Aufträge.
Angebotsstatus, Abrechnung und Nachverfolgung
Jeder Vorgang durchläuft klar definierte Status. Ein Angebot kann erstellt, versendet und anschließend bestätigt werden. Nach der Bestätigung wird daraus ein Auftrag. Parallel zeigt der Abrechnungsstatus an, ob bereits eine Rechnung erstellt wurde, noch abzurechnen ist oder der Vorgang vollständig abgeschlossen ist.
Besonders praktisch ist die separate Übersicht für abzurechnende Aufträge. Sie sorgt dafür, dass kein Auftrag übersehen wird, selbst bei hohem Volumen. Zusätzlich gibt es eine eigene Ansicht für Upselling. Wenn mehr geliefert wurde als ursprünglich geplant, taucht der Vorgang automatisch dort auf und kann gezielt nachberechnet werden.
Angebote flexibel aufbauen und strukturieren
Bei der Angebotserstellung lassen sich Kunden, Kontakte, Rechnungs und Lieferadressen sauber trennen. Zahlungsbedingungen, Gültigkeiten und Preislisten können entweder individuell gesetzt oder direkt am Kunden hinterlegt werden.
Produkte lassen sich einzeln hinzufügen, direkt neu anlegen oder komfortabel über einen Katalog auswählen. Besonders bei größeren Angeboten sorgt der Katalog für Übersicht, inklusive Varianten, Verfügbarkeit und Mengenanpassung.
Neu hinzugekommen ist eine deutlich flexiblere Strukturierung. Angebote lassen sich in Abschnitte gliedern, Produkte gruppieren und Preise oder einzelne Positionen gezielt ein oder ausblenden. So können auch komplexe Angebote übersichtlich dargestellt werden, etwa bei Komplettsystemen oder individuell zusammengestellten Lösungen.
Wiederkehrende Angebote mit Vorlagen und Angebotsbaukasten
Für wiederkehrende Szenarien stehen Angebotsvorlagen zur Verfügung. Sie enthalten Produkte, Preise, Gültigkeiten, Zahlungsbedingungen und auf Wunsch auch abweichende E Mail Texte. Mit einem Klick entsteht daraus ein vollständiges Angebot.
Ergänzend lassen sich über den Angebotsbaukasten zusätzliche Dokumente wie AGB oder Präsentationen automatisch vor oder nach dem Angebot anhängen. Diese Dokumente können zentral verwaltet und standardmäßig eingebunden werden.
Für komplexe Kalkulationen gibt es zusätzlich den Angebotsrechner. Er verbindet tabellenbasierte Berechnungen mit den Angebotspositionen und überträgt Ergebnisse direkt in den Auftrag. Das ist besonders hilfreich bei individuell berechneten Leistungen oder zusammengesetzten Produkten.
Verfügbarkeit, Lieferung und Versand im Blick behalten
Bereits während der Angebotserstellung ist sichtbar, ob Produkte verfügbar sind oder nachbestellt werden müssen. Farbige Hinweise zeigen auf einen Blick, ob ausreichender Bestand vorhanden ist. Über Prognosen lässt sich erkennen, wie sich geplante Verkäufe auf den Lagerbestand auswirken.
Versandkosten können entweder als feste Position oder über angebundene Versanddienstleister berechnet werden. Gewicht, Adresse und Versandart fließen automatisch in die Kalkulation ein. Nach Bestätigung des Auftrags stehen die Daten direkt für Lieferung und Versand zur Verfügung.
Kommunikation direkt am Vorgang
Alle auftragsbezogenen E Mails laufen zentral am jeweiligen Vorgang zusammen. Wird ein Angebot versendet und der Kunde antwortet darauf, erscheint die gesamte Kommunikation direkt im Verlauf. Statusänderungen, Notizen, Aktivitäten und Anhänge werden automatisch dokumentiert.
So bleibt der komplette Kontext erhalten, auch wenn Kolleginnen oder Kollegen später übernehmen. Gleichzeitig ersetzt diese Kommunikation nicht das klassische E Mail Postfach, sondern ergänzt es gezielt für vorgangsbezogene Abläufe.
Abrechnung und Auswertung
Nach Bestätigung eines Auftrags lassen sich Rechnungen direkt erstellen. Reguläre Rechnungen, Anzahlungen oder Sammelabrechnungen sind genauso möglich wie zeitbasierte Abrechnung bei Dienstleistungen. Auch mehrere Aufträge können gesammelt abgerechnet werden.
Für Auswertungen stehen umfangreiche Berichte bereit. Umsätze lassen sich nach Zeitraum, Kunde, Produkt oder Mitarbeitenden analysieren. Pivot Tabellen können direkt in die integrierte Tabellenkalkulation übernommen werden, wahlweise mit statischen oder dynamischen Werten. Dashboards bieten zusätzlich einen kompakten Überblick über relevante Kennzahlen.
Durchgängiger Prozess ohne Systembrüche
Vom ersten Angebot über Lieferung und Rechnung bis zur Auswertung bleibt alles in einem durchgängigen Ablauf. Daten müssen nicht mehrfach gepflegt werden, Status sind jederzeit nachvollziehbar und alle beteiligten Bereiche greifen auf denselben Informationsstand zu.
Gerade diese enge Verzahnung mit Lager, Buchhaltung, CRM und weiteren Bereichen macht den Verkaufsprozess transparent und effizient.
Im Video Schritt für Schritt erklärt
Damit du dir das Ganze auch live ansehen kannst, haben wir den Prozess in einem Video festgehalten. Darin zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie Verkaufsprozesse aufgebaut sind, welche Funktionen im Alltag wichtig sind und wie Angebote, Aufträge und Abrechnung nahtlos zusammenspielen.