Gerade in Handels- und Produktionsunternehmen hängt extrem viel am Einkauf. Es geht nicht nur darum, Waren oder Dienstleistungen bei externen Lieferantinnen und Lieferanten zu beschaffen, sondern darum, Beschaffung sauber mit Verkauf, Lager und je nach Setup auch Projekt oder Fertigung zu verzahnen.
Der große Vorteil ist die Durchgängigkeit. Wenn ein Produkt nicht auf Lager ist oder ein Bestand unter eine definierte Mindestmenge fällt, kann automatisch ein Einkaufsvorgang entstehen. So greifen Verkauf, Lager und Beschaffung ineinander, ohne dass jemand jedes Mal eine Bestellung von Hand anstoßen muss.
Aufbau und Bedienung im Alltag
Das Einkaufsmodul ist vom Prinzip her wie der Verkauf aufgebaut, nur in die andere Richtung. Im Verkauf geht Ware aus dem Lager raus, im Einkauf kommt sie ins Lager rein. Oberfläche, Dokumente und Logik sind sehr ähnlich, was den Einstieg leichter macht, wenn man den Verkauf schon kennt.
In der Übersicht siehst du Angebotsanfragen und Bestellungen, inklusive einer kleinen grafischen Statistik. Praktisch ist auch die Upload Funktion, wenn zum Beispiel eine Bestellung als PDF von extern kommt und du sie direkt im Einkauf weiterverarbeiten willst.
Drei Wege wie Einkaufsaufträge entstehen
Im Kern gibt es drei typische Entstehungswege:
Manuelle Bestellungen
Du legst eine Angebotsanfrage an, wählst den Lieferanten, hast Währung und Fristen im Blick und fügst Produkte hinzu. Die Preise zieht das System aus den im Produkt hinterlegten Lieferantenpreisen. Danach versendest du die Anfrage und bestätigst die Bestellung.
Automatische Bestellungen
Hier kommen Regeln ins Spiel, zum Beispiel Mindestbestände und Nachbestellregeln. Sobald der Bestand nicht mehr passt, wird eine Bestellung vorbereitet.
Streckengeschäft Dropshipping
Die Ware geht direkt vom Lieferanten zur Kundschaft und läuft nicht durch das eigene Lager. Das ist sinnvoll, wenn du Lagerwege sparen willst oder gar nicht selbst einlagern möchtest.
Vom Bestellprozess bis zur Rechnung
Nach dem Bestätigen einer Bestellung taucht der Wareneingang als Smart Button auf. Das Lager kann den Wareneingang bestätigen, sobald die Ware da ist. Du kannst den Wareneingang auch direkt aus der Bestellung starten, was in kleineren Teams im Alltag oft schneller ist.
Außerdem kannst du die Lieferantenrechnung direkt an der Bestellung hochladen und so dem Vorgang zuordnen. Alternativ geht das natürlich auch über Dokumentenmanagement, wenn du Belege automatisiert ablegen und zuordnen möchtest.
Einstellungen die Automatisierung freischalten
In den Einstellungen im Bereich Logistik sind zwei Optionen besonders relevant:
Streckengeschäft
Damit wird der Prozess aktiv, bei dem Lieferantinnen und Lieferanten direkt an die Kundschaft liefern.
Auffüllung nach Auftrag
Wenn ein Artikel verkauft wird, den du nicht lagernd hast, wird automatisch eine Bestellung beim Lieferanten ausgelöst, damit die Ware zu dir kommt und du sie weiterliefern kannst.
Spannend ist, dass du das auch pro Produkt steuern kannst. In den Produkt Routen legst du fest, ob ein Produkt standardmäßig per Streckengeschäft läuft oder per Auffüllung nach Auftrag beschafft werden soll.
Nachbestellregeln mit minimal und maximal Mengen
Wenn du mit Lagerbestand arbeitest, sind Nachbestellregeln oft der effizienteste Standard. Du definierst eine minimale und maximale Menge und sobald der Bestand zu niedrig wird, wird eine Bestellung vorbereitet, die den Bestand wieder bis zur maximalen Menge auffüllt.
Im Beispiel wird sichtbar, wie das System anhand Prognose und Zielbestand eine konkrete Bestellmenge vorschlägt und daraus direkt eine Angebotsanfrage erzeugt.
Odoo 19 und lernende Vorschläge bei der Nachbestellung
In Odoo 19 kommt laut dem gezeigten Ablauf ein zusätzlicher Punkt dazu: Das System kann mit genügend Daten Vorschläge machen, wie sinnvoll nachbestellt werden sollte. Grundlage sind unter anderem Lieferzeiten und Verbrauch. Die Idee dahinter ist simpel: Wenn ein Lieferant sehr schnell liefert und du Produkte nur langsam drehst, ist ein hoher Lagerzielbestand oft unnötig. Genau für solche Situationen sollen Vorschläge helfen, Lager zu reduzieren, ohne die Lieferfähigkeit zu verlieren.
Rahmenverträge sauber nachhalten
Wenn du mit Lieferantinnen und Lieferanten Rahmenverträge oder Einkaufsvorlagen arbeitest, kannst du sie im Einkauf hinterlegen. Du definierst Laufzeit, Referenz, Ziel Lager und vereinbarte Mengen, bestätigst den Vertrag und nutzt ihn dann für neue Angebote.
Der Vorteil ist die Transparenz. Du siehst, wie viel von der vereinbarten Menge bereits abgenommen wurde und kannst über Smart Buttons nachvollziehen, was wann passiert ist.
Lieferantenpreise so pflegen dass es im Alltag funktioniert
Im Produkt kannst du mehrere Lieferantinnen und Lieferanten mit Preisen hinterlegen, inklusive Lieferanten Produktname und Produktcode. Staffelpreise sind ebenfalls möglich, genauso wie Vorlaufzeiten, die später in die Lieferantenzuverlässigkeit einfließen.
Wichtig ist ein Detail aus der Praxis: Bei der automatischen Beschaffung wird im Produkt immer die Lieferantin oder der Lieferant genutzt, der in der Liste ganz oben steht. Es wird nicht automatisch der günstigste oder der schnellste gewählt, sondern die Reihenfolge zählt. Bei Staffelpreisen kann sich der genutzte Preis je nach Bestellmenge ändern.
Wenn du viele Artikel hast, ist die Pflege direkt im Produkt oft nicht der beste Weg. Dafür gibt es die Lieferantenpreislisten unter Konfiguration. Dort hast du eine klare Tabellenübersicht, kannst gruppieren, filtern und vor allem sauber per Export und Import aktualisieren. Genau dafür ist diese Ansicht gemacht, wenn größere Preisupdates anstehen.
Berichtswesen und Auswertungen im Einkauf
Im Einkauf gibt es außerdem Berichte und typische Auswertungen, zum Beispiel als Pivot Ansicht. Damit kannst du Einkaufsvolumen analysieren und nach Bedarf weiter aufschlüsseln, etwa nach Produkten oder Kategorien. Diese Ansichten lassen sich wie gewohnt exportieren oder in die Tabellenkalkulation übernehmen.
Im Video Schritt für Schritt erklärt
Damit du dir das Ganze auch live ansehen kannst, haben wir den Prozess in einem Video festgehalten. Darin zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du das Einkaufsmodul nutzt, manuelle Bestellungen anlegst, Automatisierungen wie Streckengeschäft und Auffüllung nach Auftrag aktivierst, Nachbestellregeln definierst und Lieferantenpreise effizient pflegst.