Konfiguration der SEPA-Lastschrift
Die Grundlage für einen reibungslosen Zahlungsverkehr bildet die Unterscheidung zwischen Zahlungsanbietern und Zahlungsmethoden. Während Zahlungsanbieter wie Stripe oder PayPal die technischen Dienstleister darstellen, definiert die Zahlungsmethode den eigentlichen Weg des Geldes.
Es steht für SEPA-Lastschriften ein eigener nativer Anbieter zur Verfügung. In der Konfiguration wird festgelegt, auf welches Bankjournal die Buchungen erfolgen sollen. Zur Identifikation nutzt das System die Dokumentenreferenz oder die Kunden-ID. Zusätzlich lassen sich Parameter wie Höchstbeträge, Währungen und Ländereinschränkungen individuell definieren.
Externe Anbieter im Vergleich
Neben der nativen Unterstützung ermöglichen auch Anbieter wie Stripe, Adyen oder Buckaroo das Lastschriftverfahren. Bei der Nutzung über Stripe ist zu beachten, dass die Bestätigung der Zahlung meist etwa sieben Tage dauert, bis der Betrag dem Konto gutgeschrieben wurde. Erst nach dieser Freigabe erfolgt die Meldung über den Geldeingang, was den Auftragsprozess weiterführt. Während dies im B2C-Bereich verbreitet ist, spielt im B2B-Umfeld die direkte Unterstützung durch das System eine zentralere Rolle.
Verwaltung von Lastschriftmandaten
Um den Prozess rechtssicher abzuwickeln, ist ein gültiges Lastschriftmandat erforderlich. In den Kundenstammdaten erscheint nach Aktivierung der Funktion eine Schaltfläche für Lastschriftmandate. Hier lassen sich neue Mandate erstellen, wobei die Bankverbindung inklusive IBAN und BIC hinterlegt wird.
Es wird zwischen zwei Verfahren unterschieden:
SEPA Core: Das Standardverfahren für Privat- und Geschäftskunden.
SEPA B2B: Speziell für den Geschäftsverkehr, wobei diese Lastschriften nicht ohne Weiteres stornierbar sind.
Gesetzlich vorgeschrieben ist die Vorankündigung (Pre-Notification). Das System generiert ein Dokument, das den Kunden über den bevorstehenden Einzug der fälligen Summe informiert. Das Mandatsformular kann direkt per E-Mail versendet werden. Sobald das unterzeichnete Formular validiert wurde, ist das Verfahren für diesen Kontakt aktiv.
Abwicklung im Tagesgeschäft
Bei der Erstellung von Rechnungen wird automatisch das fällige Datum für den SEPA-Einzug berücksichtigt. Auch wenn die Zahlungsdatei bereits frühzeitig an die Bank übermittelt wird, erfolgt die Belastung erst zum in der Rechnung definierten Fälligkeitstermin.
Für die tägliche Arbeit in der Buchhaltung empfiehlt sich die Stapelverarbeitung. Mehrere Ausgangsrechnungen werden markiert und gesammelt als Lastschrift-Batch verarbeitet. Es wird daraufhin eine XML-Datei erzeugt, die im Online-Banking hochgeladen werden kann. Damit werden alle enthaltenen Lastschriften in einem Vorgang bei der Bank eingereicht. Da das SEPA-Verfahren nativ unterstützt wird, sind für diesen Ablauf keine externen Zahlungsanbieter zwingend erforderlich.
Im Video Schritt für Schritt erklärt
Damit du dir das Ganze auch live ansehen kannst, haben wir den Prozess in einem Video festgehalten. Darin zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du SEPA-Lastschriften konfigurierst, Mandate anlegst und Zahlungen gesammelt an deine Bank übermittelst.