Der Angebotsbauer besteht im Kern aus Angebotsvorlagen. Sie dienen als Grundlage für Angebote, die regelmäßig ähnlich aufgebaut sind.
Eine Vorlage funktioniert technisch ähnlich wie ein Verkaufsauftrag. Du kannst dort zum Beispiel festlegen:
Standardprodukte
Mengen
wiederkehrende Pläne bei Aboartikeln
individuelle Gültigkeitszeiträume
E-Mail-Vorlagen für Bestätigungen
Online-Unterschrift oder Online-Zahlung
zusätzliche Texte oder Vertragsbedingungen
Auch freie Texte lassen sich direkt in der Vorlage hinterlegen. Diese werden später automatisch unter das Angebot gesetzt.
Der große Vorteil: Sobald eine Angebotsvorlage ausgewählt wird, werden alle hinterlegten Inhalte automatisch in den Verkaufsauftrag übernommen. Produkte, Preise, Gültigkeit und Texte erscheinen sofort im Angebot.
Angebotsstruktur mit Abschnitten organisieren
In Odoo 19 lassen sich innerhalb von Angebotsvorlagen auch Abschnitte definieren. Damit können Angebote logisch gegliedert werden.
Typische Beispiele sind etwa:
Softwarelizenzen
Dienstleistungen
Zusatzmodule
Supportleistungen
Diese Struktur hilft vor allem bei umfangreicheren Angeboten. Kundinnen und Kunden erkennen schneller, wie sich ein Angebot zusammensetzt.
Allerdings sind die Funktionen aktuell etwas eingeschränkt. Einige Darstellungsmöglichkeiten aus dem Verkaufsauftrag stehen in den Angebotsvorlagen noch nicht vollständig zur Verfügung. Erweiterungen dafür sind bereits in späteren Versionen vorgesehen.
PDF-Angebotsbauer für zusätzliche Dokumente
Neben den Angebotsvorlagen gibt es den sogenannten PDF-Angebotsbauer. Dieser Bereich wird in den Einstellungen unter Kopf- und Fußzeilen verwaltet.
Damit lassen sich zusätzliche Dokumente automatisch an ein Angebots-PDF anhängen.
Typische Beispiele sind:
Allgemeine Geschäftsbedingungen
Deckblätter
Firmenpräsentationen
zusätzliche Vertragsdokumente
Das System fügt diese PDFs automatisch vor oder nach dem eigentlichen Angebot ein. So entsteht ein vollständiges Angebotsdokument, ohne dass zusätzliche Dateien manuell verschickt werden müssen.
Dynamische Inhalte in PDF-Dokumenten nutzen
Besonders interessant wird der Angebotsbauer, wenn in PDFs Formularfelder enthalten sind.
Solche PDFs können in Odoo hochgeladen werden und das System erkennt die Formularfelder automatisch. Diese Felder lassen sich anschließend mit Daten aus Odoo verknüpfen.
Beispiele für dynamische Inhalte:
Kundenname
Angebotsnummer
Angebotsdatum
Vertragsinformationen
Preise oder Einstellungen
Sobald ein Angebot erstellt wird, werden diese Felder automatisch mit den passenden Daten aus dem Verkaufsauftrag ausgefüllt.
Damit können zum Beispiel Vertragsformulare oder zusätzliche Angebotsdokumente automatisch personalisiert werden.
Felder aus Odoo für dynamische PDFs auswählen
Damit dynamische Inhalte funktionieren, müssen die Formularfelder mit den richtigen Odoo-Feldern verbunden werden. Diese Auswahl erfolgt im Entwicklermodus.
Im Verkaufsauftrag lassen sich dort alle verfügbaren Felder einsehen. Jedes Feld besitzt eine interne technische Bezeichnung, die anschließend mit einem PDF-Formularfeld verknüpft werden kann.
So kann ein Formularfeld zum Beispiel automatisch den Kundennamen, die Angebotsnummer oder andere Daten aus dem Verkaufsauftrag übernehmen.
Der Vorteil: Das Dokument wird bei jedem Angebot automatisch korrekt ausgefüllt.
Layout und Design oft erst mit Anpassung vollständig
Ein wichtiger Punkt beim Angebotsbauer ist das Layout.
Die Inhalte werden zwar automatisch in die PDF-Formulare eingefügt, aber Schriftart, Größe oder Position passen nicht immer perfekt zum gewünschten Design.
Wenn Angebote exakt zum Corporate Design eines Unternehmens passen sollen, sind häufig Anpassungen notwendig. Diese erfolgen über die Report-Templates von Odoo und erfordern meist technisches Know-how.
Der Aufwand entsteht jedoch nur einmal. Danach können Angebote über Jahre automatisch im gleichen Layout erstellt werden.
Im Video Schritt für Schritt erklärt
Damit du dir das Ganze auch live ansehen kannst, haben wir den Prozess in einem Video festgehalten. Darin zeigen wir dir unter anderem, wie Angebotsvorlagen im Verkauf eingesetzt werden, wie zusätzliche Dokumente über den PDF-Angebotsbauer integriert werden und wie dynamische PDF-Felder mit Daten aus Odoo automatisch gefüllt werden.