Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist in vielen Unternehmen unnötig kompliziert. Oft werden Belege erst aus einem System exportiert, dann in ein anderes importiert, durch Zusatztools verarbeitet und schließlich über DATEV an die Steuerberatung weitergereicht. Manche setzen sogar noch auf Papier, Scanner und manuelle Prozesse.
Mit Odoo geht es deutlich einfacher: Eingehende Rechnungen werden direkt ins System übernommen, automatisch zugeordnet, kontrolliert und gebucht. Ohne Exporte, ohne Dritttools, ohne Umwege. Alle Module greifen auf dieselben Daten zu – ob Einkauf, CRM oder Kundendienst.
Rechnungen per E-Mail verarbeiten
Ein typischer Workflow läuft über das Dokumentenmodul in Odoo. Dafür wird ein Ordner wie „Rechnungseingang“ eingerichtet, der eine eigene E-Mail-Adresse erhält, z. B. rechnung@deinefirma.de.
Alle Rechnungen, die an diese Adresse geschickt werden, landen automatisch im System – als PDF oder als XML im XRechnungsformat.
- Manuell: Eine eingehende Rechnung wird markiert und in eine Lieferantenrechnung umgewandelt. Odoo liest den Beleg aus und ordnet ihn automatisch einer Bestellung zu. Wiederkehrende Belege wie Telefonrechnungen werden erkannt, Kontierungen und Lieferanten vorgeschlagen.
- Halbautomatisch: Belege werden vor der Buchung geprüft.
- Vollautomatisch: Rechnungen werden direkt gebucht und zur Kontrolle markiert.
Auch komplexere Szenarien sind abgedeckt: PDFs mit mehreren Rechnungen können automatisch aufgeteilt werden, eigene Erkennungsmodelle für Konten oder feste Zuordnungen lassen sich hinterlegen. So entscheidest du selbst, ob Vorschläge nur angezeigt, sofort gebucht oder mit Prüfstatus übernommen werden.
Rechnungen über das Peppol-Netzwerk
Eine weitere Möglichkeit ist die Nutzung des Peppol-Netzwerks, dem europaweiten Standard für E-Rechnungen. Odoo kann hier direkt als Empfänger agieren – ein Klick reicht, um die eigene Peppol-ID freizuschalten.
Der Vorteil: Rechnungen kommen strukturiert als E-Rechnung ins System, z. B. im XRechnungsformat. Ohne OCR, ohne KI – alle Felder sind klar definiert. Fehlinterpretationen werden so praktisch ausgeschlossen.
Alles integriert in einem Workflow
Egal ob per E-Mail oder Peppol: Jede Rechnung landet sofort in der Buchhaltung. Von dort aus genügt ein Klick, um sie über den DATEV-Export an die Steuerberatung weiterzugeben.
Das Zusammenspiel in Odoo ist durchgängig:
- Vom CRM gelangst du zu Verkaufsvorgängen und Kundenrechnungen.
- Vom Einkauf zur Lieferantenrechnung – und zurück.
- In der Buchung siehst du direkt den Vergleich zwischen Bestellung und Rechnung.
Alle Stationen sind sichtbar, ohne dass neue Masken geöffnet werden müssen.
Die Rechnungsverarbeitung in Odoo ist dadurch effizient, integriert und flexibel: ein hoher Automatisierungsgrad kombiniert mit der Möglichkeit, jederzeit manuell zu kontrollieren. Ob PDF oder E-Rechnung – die Lösung ist für jede Unternehmensgröße geeignet, von kleinen Kostenrechnungen bis hin zu großen Lieferantenabrechnungen.
Im Video Schritt für Schritt erklärt
Damit du dir das Ganze auch live ansehen kannst, haben wir den Prozess in einem Video festgehalten. Darin zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du Eingangsrechnungen in Odoo effizient und integriert verarbeitest.