In nahezu jeder Ansicht in Odoo steht oben eine Such und Filterleiste zur Verfügung. Egal ob Kontakte, Produkte, Rechnungen, Leads oder Dokumente angezeigt werden, das Prinzip ist immer gleich. Über diese Leiste wird gesteuert, welche Datensätze sichtbar sind und welche nicht.
Viele Anwenderinnen und Anwender nutzen Filter zunächst nur für einfache Suchanfragen. Dabei steckt deutlich mehr Potenzial dahinter. Richtig eingesetzt ersetzen Filter in vielen Fällen zusätzliche Felder, komplexe Anpassungen oder manuelle Listenpflege.
Freitextsuche und gezielte Feldsuche kombinieren
Der einfachste Einstieg ist die Freitextsuche. Wird ein Begriff eingegeben, durchsucht Odoo standardmäßig mehrere Felder gleichzeitig, zum Beispiel Name oder Adresse. Je nach Konfiguration können auch weitere Felder einbezogen sein.
Zusätzlich lässt sich festlegen, in welchem Feld gesucht werden soll. Statt global zu suchen, kann gezielt nach Telefonnummern, Stichwörtern oder anderen Eigenschaften gefiltert werden. Das ist besonders hilfreich, wenn Daten uneinheitlich gepflegt sind oder Informationen in unterschiedlichen Feldern liegen.
Vorgefertigte Filter sinnvoll nutzen
Odoo bringt in vielen Modulen bereits eine Reihe sinnvoller Standardfilter mit. In der Kontakte App lassen sich zum Beispiel Unternehmen, Personen oder archivierte Datensätze mit einem Klick anzeigen. Im CRM sind zeitbasierte Filter wie Quartale oder Erstellungszeiträume üblich, im Verkauf spielen Status und Dokumentarten eine größere Rolle.
Diese vorgefertigten Filter sind ein guter Einstieg und zeigen, welche Logiken im jeweiligen Modul sinnvoll sind.
Eigene Filter bauen auch mit komplexer Logik
Reichen die Standardfilter nicht aus, lassen sich benutzerdefinierte Filter erstellen. Dabei kann aus nahezu allen Feldern eines Datensatzes gewählt werden. Von einfachen Eigenschaften bis hin zu verschachtelten Beziehungen ist alles filterbar.
Filterregeln lassen sich miteinander kombinieren. Sowohl Und als auch Oder Verknüpfungen sind möglich. Zusätzlich können Regeln verschachtelt werden, um sehr präzise Ergebnisse zu erzielen. So entstehen auch komplexe Abfragen, ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben.
Filter speichern und als Favoriten nutzen
Ein großer Vorteil von Filtern ist ihre Wiederverwendbarkeit. Ein einmal gebauter Filter kann als Favorit gespeichert werden. Dadurch steht er jederzeit mit einem Klick zur Verfügung.
Gespeicherte Filter lassen sich zudem:
nur für die eigene Person nutzen
gezielt mit Kolleginnen und Kollegen teilen
als Standardfilter definieren, der beim Öffnen einer Ansicht automatisch aktiv ist
Gerade im Team sorgt das für einheitliche Arbeitsweisen und spart viel Zeit.
Mit Stichwörtern statt Zusatzfeldern arbeiten
Ein häufiger Fehler beim Start mit Odoo ist das Anlegen vieler benutzerdefinierter Felder, um bestimmte Merkmale abzubilden. In vielen Fällen sind Stichwörter die bessere Wahl.
Stichwörter lassen sich flexibel vergeben, filtern und kombinieren. Sie eignen sich besonders gut für Klassifizierungen, die sich ändern können oder nicht eindeutig strukturiert sind. Über Filter können Datensätze mit bestimmten Stichwörtern schnell gefunden und als Favorit gespeichert werden.
So lassen sich viele Anforderungen abbilden, ohne die Datenstruktur unnötig zu verkomplizieren.
Auch unstrukturierte Informationen bleiben auffindbar
Selbst Informationen, die nur als Freitext vorliegen, zum Beispiel in Notizen, lassen sich über Filter gezielt auswerten. Statt global zu suchen, kann gezielt nach Inhalten in bestimmten Feldern gefiltert werden.
Das ist besonders hilfreich bei Datenmigrationen, wenn alte Informationen bewusst nicht in eigene Felder überführt werden sollen, aber dennoch zugänglich bleiben müssen.
Praxisbeispiele aus dem Alltag
Filter sind nicht nur Analysewerkzeuge, sondern echte Arbeitshilfen im Tagesgeschäft.
Im Produktbereich lassen sich zum Beispiel physische Produkte finden, bei denen wichtige Angaben wie Gewicht fehlen. Solche Filter helfen, Fehler im Versand oder in der automatischen Labelerstellung frühzeitig zu erkennen.
Gefilterte Ansichten können wiederum die Grundlage für weitere Schritte sein, etwa für automatische Benachrichtigungen oder regelmäßige Kontrollen.
Gruppierungen gezielt einsetzen
Neben Filtern bietet Odoo auch Gruppierungen. Datensätze lassen sich nach Ländern, Status, Verantwortlichen oder anderen Eigenschaften gruppieren. Filter und Gruppierungen können dabei beliebig kombiniert werden.
So entstehen strukturierte Ansichten, die sich je nach Fragestellung schnell anpassen lassen. Auch Sortierungen innerhalb von Gruppen sind möglich und erhöhen die Übersicht zusätzlich.
Filter in allen Ansichten nutzen
Die Such und Filterleiste funktioniert nicht nur in Listenansichten. Auch in Kanban Ansichten, Pivot Tabellen und anderen Darstellungen steht sie zur Verfügung.
Gerade in Pivot Ansichten ist das besonders wertvoll. Dort lassen sich Daten vorab filtern und gruppieren, bevor sie ausgewertet werden. Das sorgt für deutlich präzisere Analysen.
Filter mit Unterstützung der KI erstellen
Mit den KI Funktionen in Odoo lassen sich Filter auch sprachlich formulieren. Statt Regeln manuell zusammenzuklicken, kann eine Anfrage in natürlicher Sprache gestellt werden.
Das Ergebnis ist kein verborgenes Analyseergebnis, sondern ein echter Filter, der vollständig sichtbar ist. Er kann angepasst, gespeichert und weiterverwendet werden wie jeder andere Filter auch. Das ist besonders hilfreich für weniger technisch geprägte Nutzerinnen und Nutzer.
Filter im Developer Modus noch präziser steuern
Im Developer Modus erhalten Filter eine zusätzliche technische Ansicht. Die zugrunde liegende Logik wird sichtbar und kann direkt bearbeitet werden.
So lassen sich Filter:
gezielt kopieren
an anderer Stelle wiederverwenden
mit Entwicklerinnen oder Entwicklern abstimmen
zentral vorbereiten und verteilen
Auch komplexe Anforderungen lassen sich so sauber und nachvollziehbar umsetzen.
Warum Filter oft besser sind als neue Felder
Viele Anforderungen, die zunächst nach Programmierung oder zusätzlichen Feldern klingen, lassen sich allein durch cleveres Filtern lösen. Das hält das System schlank, wartbar und übersichtlich.
Filter lassen sich speichern, teilen und kombinieren. Sie wachsen mit den Anforderungen, ohne die Datenstruktur unnötig aufzublähen.
Im Video Schritt für Schritt erklärt
Damit du dir das Ganze auch live ansehen kannst, haben wir den Prozess in einem Video festgehalten. Darin zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du in Odoo Filter erstellst, speicherst und so einsetzt, dass du nur die Daten siehst, die du wirklich brauchst.