Wie kommen Daten am einfachsten ins System – und genauso unkompliziert wieder heraus? Odoo setzt hier auf Offenheit: Es gibt keine künstlichen Hürden, Daten auszulesen oder zu verändern. Der wichtigste und meistbenutzte Weg ist die Import- & Exportfunktion direkt in Odoo.
Import und Export im System: So funktioniert’s
Öffne die Listenansicht eines Moduls (z. B. Artikel). Oben erscheinen die Menüpunkte Import und Export. Über Aktion → Exportieren gelangst du in die Feldauswahl: Dort siehst du alle Felder, die mit den ausgewählten Datensätzen zusammenhängen – von Namen, Preisen und Steuersätzen über Barcodes, Eigenschaften und Anhänge bis hin zu Metadaten wie Erstellerinnen, Gruppen, Regeln oder Follower inkl. E-Mail. Verschachtelte Felder lassen sich über den Pfeil aufklappen.
Export in der Praxis: Feldauswahl, Vorlagen, Formate
Per Klick auf „+“ fügst du Felder zur Exportliste hinzu. Für wiederkehrende Aufgaben speicherst du eigene Exportvorlagen.
Wichtig, wenn du die exportierten Daten wieder importieren möchtest: Aktiviere die Option, die den Export importtauglich macht. Dadurch
reduziert Odoo einige technisch abhängige Felder (weiterhin sehr umfangreich) und
exportiert die Datensatz-ID, damit bei einem späteren Import genau diese Datensätze aktualisiert werden können.
Beispiel: Du exportierst Namen und Preise, änderst sie in der Datei (CSV/Excel) und importierst sie mit ID wieder ein – die Datensätze werden korrekt aktualisiert.
Import Schritt für Schritt: Mapping & Vorschau
Beim Import (Listenansicht → Datensätze importieren) lädst du deine CSV/Excel-Datei hoch. Odoo erkennt Spalten anhand interner Feldnamen automatisch. Du kannst:
das Mapping jederzeit manuell anpassen,
einzelne Spalten ignorieren,
Kopfzeile, Kodierung, Trennzeichen, Datums- und Zeitformat festlegen.
Mit „Test“ prüfst du den Import vorab. Die Vorschau zeigt dir die erkannten Zeilen und Änderungen.
Neu in Odoo 19: Nach dem Import werden zuerst nur die importierten Datensätze angezeigt – praktisch zum direkten Kontrollieren (und ggf. zum schnellen Löschen, falls etwas nicht passt).
Neue Werte & Referenzen korrekt anlegen
Fehlende Referenzwerte (z. B. Produktkategorien) erkennt Odoo beim Import. Du entscheidest pro Feld:
Nicht importieren,
Leer lassen,
Neue Werte erstellen.
So legst du fehlende Kategorien („PC“, „Holz“ etc.) beim Import automatisch an und ordnest sie den Produkten zu.
Mehrstufige Datenimporte (z. B. Firma → Personen) löst du in zwei Schritten:
Firmen importieren,
Personen mit gesetztem Referenzfeld „Firma“ nachziehen.
Ergebnis: Personen werden direkt der richtigen Firma zugeordnet – trotz zweier Ebenen.
Massendatenpflege & einfache Schnittstellen
Für große Änderungen im Bestand exportierst du schnell eine Teilmenge, passt sie in Excel oder Odoo Spreadsheet an und importierst sie zurück. Das funktioniert genauso bei Angeboten, Lieferscheinen und Rechnungen – inklusive der zugehörigen Belegdaten. So lassen sich auch einfache Schnittstellen zu Fremdsystemen abbilden; bei Bedarf können die Schritte in Automatisierungen eingebunden werden.
Datenqualität nach dem Import
Nach dem Einspielen lohnt sich ein Blick auf die Qualität:
Mit dem Duplikate-Modul schlägst du doppelte Datensätze vor und führst sie auf Wunsch zusammen.
Ein Formatierungsmodul bringt z. B. Namen und Telefonnummern in ein einheitliches Format.
So ist dein Datenbestand auch beim Neustart sehr schnell aufgeräumt und konsistent.
Typische Einsatzszenarien
Ersteinrichtung: Stammdaten (z. B. Kontakte, Artikel) aus einem vorhandenen System übernehmen.
Laufender Betrieb: Serielle Änderungen (Preise, Beschreibungen, Kategorien) schneller über Export/Import durchführen als per Einzel-/Massenbearbeitung.
Im Video Schritt für Schritt erklärt
Damit du dir das Ganze auch live ansehen kannst, haben wir den Prozess in einem Video festgehalten. Darin zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du die Import- & Exportfunktionen in Odoo findest, Felder auswählst, IDs für Updates nutzt, neue Referenzwerte (z. B. Kategorien) anlegst und in Odoo 19 die importierten Datensätze direkt prüfst.