Ab einer mittleren Unternehmensgröße gehören strukturierte Freigabeprozesse zum absoluten Standard. Ob es um das finale Buchen einer Ausgangsrechnung, das Ausführen einer Zahlung oder das Bestätigen von Verkaufsaufträgen geht – kritische Schritte sollten selten von nur einer Person im Alleingang durchgeführt werden. Das klassische Vier-Augen-Prinzip schützt vor kostspieligen Fehlern und sichert die interne Compliance ab. Das Geniale daran: Odoo bringt die Werkzeuge für komplexe, mehrstufige Genehmigungsketten bereits von Haus aus mit. Über Odoo Studio lassen sich diese Absicherungen mit reinen Bordmitteln flexibel auf nahezu jeden Button im System legen, ohne dass dafür eine einzige Zeile Code geschrieben werden muss.
Voraussetzungen und die Aktivierung in Odoo Studio
Da diese erweiterten Kontrollfunktionen über Odoo Studio eingerichtet werden, ist eine Odoo Enterprise Version Voraussetzung. Odoo Studio selbst ist in der Standard-Lizenz bereits kostenlos enthalten und sofort einsatzbereit.
Um einen Freigabeprozess einzurichten, wechselst du direkt in die App und in den konkreten Vorgang, der abgesichert werden soll. In diesem Beispiel soll das Bestätigen eines Angebots im Verkauf so reglementiert werden, dass eine zweite Freigabe zwingend erforderlich ist.
Öffne ein beliebiges Beispielangebot im Modul Verkauf.
Klicke am oberen rechten Bildschirmrand auf das Schraubenschlüssel-Symbol, um Odoo Studio zu öffnen.
Klicke im Studio-Modus direkt den Button an, den du absichern möchtest – in diesem Fall den Confirm-Button (Bestätigen).
Auf der linken Bildschirmseite öffnen sich nun die Eigenschaften des Buttons. Ganz oben findest du das Feld Genehmigung (Approval). Klicke hier auf Genehmigungsschritt hinzufügen.
Sobald der Schritt hinzugefügt wurde, signalisiert ein kleines Personensymbol auf dem Button im Studio-Editor, dass für diese Aktion ab sofort eine Genehmigungsregel aktiv ist.
Konfiguration von mehrstufigen Genehmigungsketten
Innerhalb des neu angelegten Genehmigungsschritts stellt Odoo dir verschiedene Optionen bereit, um den Prozess exakt an deine Unternehmensstruktur anzupassen:
Genehmiger festlegen: Du kannst entweder einen ganz bestimmten Benutzer (z. B. einen Abteilungsleiter) oder eine komplette Benutzergruppe als berechtigte Genehmiger hinterlegen.
Benachrichtigungen steuern: Definiere gezielt, welche Mitarbeiter oder Teams automatisch im System benachrichtigt werden sollen, sobald eine Freigabe aussteht.
Beschreibungen hinterlegen: Füge einen kurzen Hinweistext hinzu, damit der Genehmiger sofort weiß, worauf er bei der Prüfung dieses Belegs besonders achten muss.
Reihenfolge bestimmen: Wenn zwei oder mehr Abteilungen nacheinander zustimmen müssen, kannst du über die Option Genehmigungsschritt hinzufügen eine feste, chronologische Reihenfolge (Stufe 1, Stufe 2 etc.) vorgeben.
Der Freigabeprozess in der Praxis
Nachdem du Odoo Studio geschlossen hast, ist der Workflow sofort live im System aktiv. Wenn nun ein regulärer Mitarbeiter ohne entsprechende Freigabeberechtigung auf den Button Confirm klickt, bricht Odoo den Vorgang ab und gibt eine klare Systemmeldung aus: Es fehlt eine Genehmigung.
Gleichzeitig wandert der Beleg automatisch als offene Aufgabe in das Dashboard des hinterlegten Genehmigers. Meldet sich dieser Prüfer im System an und öffnet den betroffenen Verkaufsauftrag, kann er die Prüfung vornehmen und den Button per Klick freigeben.
Sobald die Freigabe erteilt wurde, ist der Auftrag für alle Benutzer als Approved (Genehmigt) sichtbar. Odoo dokumentiert dies transparent direkt am Beleg mit einem kleinen grünen Daumen-nach-oben-Symbol und dem Namen des Prüfers. Erst jetzt kann der Auftrag final weiterverarbeitet werden.
Kanban-Ansicht und erweiterte Automatisierungen
Wenn du komplexe Workflows mit vielen verschiedenen Freigabestufen verwaltest, bietet Odoo Studio eine optimierte Übersicht. Klickst du während der Button-Konfiguration im linken Eigenschaften-Panel auf das Kanban-Symbol, wechselt die Ansicht in ein übersichtliches Raster. In dieser Kanban-Matrix lassen sich die einzelnen Genehmigungsschritte, Regeln und zugewiesenen Gruppen visuell erfassen und ganz bequem per Drag-and-drop in ihrer Reihenfolge verschieben.
Ein echter Geheimtipp für fortgeschrittene Workflows ist die Verknüpfung mit automatischen Aktionen: Direkt auf die einzelnen Genehmigungsschritte lassen sich Automatisierungen aufsetzen. Das bedeutet: Sobald ein Dokument eine bestimmte Freigabestufe erreicht oder diese erfolgreich passiert, löst Odoo im Hintergrund eine autarke Aktion aus – wie beispielsweise den automatischen Versand einer internen E-Mail oder die Aktualisierung eines Statusfeldes.
Dieser Mechanismus lässt sich universell auf jeden klickbaren Button in Odoo übertragen. Typische Anwendungsfälle in der Praxis sind:
Rechnungsprüfung: Sperrung des Buttons „Rechnung buchen“ in der Buchhaltung, bis die Einkaufsabteilung die sachliche Richtigkeit bestätigt hat.
Zahlungsfreigabe: Absicherung von Banküberweisungen im Finanzmodul ab einem bestimmten Schwellenwert.
Rabattkontrolle: Schutz des Rabatt-Buttons im Verkauf, sodass Preisnachlässe ab einer gewissen Höhe erst vom Vertriebsleiter abgesegnet werden müssen.
Im Video Schritt für Schritt erklärt
Wir haben den gesamten Einrichtungsprozess der Genehmigungsketten und den Wechsel zwischen den verschiedenen Benutzerrollen live im System für dich aufgezeichnet. Schau dir das Video an, um zu sehen, wie du Odoo Studio optimal nutzt, wie die Sperrmeldungen in der Praxis aussehen und wie du die Kanban-Übersicht für deine eigenen Workflows fehlerfrei konfigurierst.