Jedes Unternehmen nutzt individuelle Formate für Belegnummern – sei es ein vorangestelltes Kürzel für Angebote, kundenorientierte Zeichenfolgen bei Lieferscheinen oder jahresbezogene Strukturen bei Ausgangsrechnungen. Standardmäßig vergibt Odoo vordefinierte Muster wie S00001 für Verkaufsaufträge. Diese Strukturen lassen sich jedoch mit reinen Bordmitteln exakt an eigene Vorgaben anpassen. Technisch ist eine Korrektur zwar auch im laufenden Betrieb möglich, doch empfiehlt sich die Einstellung direkt vor dem Produktivstart.
Entwicklermodus aktivieren und Sequenzen aufrufen
Die meisten Standard-Sequenzen für Angebote, Einkaufsaufträge, interne Transfers oder Dropshipping-Lieferscheine werden im technischen Menü von Odoo verwaltet. Um auf diese Einstellungen zugreifen zu können, muss zunächst der Entwicklermodus (Developer Mode) aktiv sein.
Navigiere zu Einstellungen.
Scrolle auf der Seite ganz nach unten und klicke auf Entwicklermodus aktivieren.
Gehe im Hauptmenü erneut auf Einstellungen und öffne den Reiter Technisch.
Wähle im unteren Bereich den Menüpunkt Sequenzen aus.
Pro-Tipp für die Navigation: Im aktivierten Entwicklermodus musst du nicht lange durch das technische Menü scrollen. Tippe auf dem Odoo-Dashboard einfach direkt das Wort Sequenz über die Tastatur ein. Das System zeigt sofort den passenden Menülink als Shortcut an.
Aufbau und Anpassung von Belegsequenzen
Sobald du die Übersicht der Sequenzen öffnest, siehst du alle im System hinterlegten Nummernkreise (z. B. für Dropship, Purchase Order oder Sales Order). Ein Klick auf einen Eintrag öffnet die Konfigurationsmaske.
Eine Sequenz besteht im Wesentlichen aus folgenden Bestandteilen:
Präfix (Prefix): Text oder Variablen, die der fortlaufenden Zahl vorangestellt werden (z. B. DS- oder Sales-).
Suffix: Text oder Variablen, die nach der Zahl angefügt werden.
Sequenzgröße: Legt fest, wie viele Stellen die fortlaufende Nummer mindestens hat (z. B. 5 für 00001).
Schritt: Bestimmt die Schrittweite der Zählung (im Standard 1).
Um Datumsangaben dynamisch einzubinden, stellt Odoo unterhalb der Eingabefelder eine Legende mit Variablen bereit. So lässt sich beispielsweise das aktuelle Jahr, der Monat oder der Tag automatisch in die Belegnummer integrieren.
Praxisbeispiel Verkaufsauftrag (Sales Order): Standardmäßig erzeugt Odoo bei einem neuen Angebot die Nummer S00001. Soll das Format künftig Sales-00001-2026 lauten, trägst du im Feld Präfix den Text Sales- ein. Im Feld Suffix hinterlegst du einen Bindestrich kombiniert mit der Variable für das aktuelle Jahr (z. B. -%(year)s). Speicherst du die Einstellung ab und erstellst ein neues Angebot, wendet Odoo das neue Nummernschema sofort an.
Sonderfall: Rechnungsnummern anpassen
Rechnungssequenzen werden in Odoo nicht über das technische Sequenzen-Menü gesteuert, sondern direkt über die Finanzeinstellungen bzw. die Buchhaltungsjournale geregelt.
Um ein eigenes Nummernschema für Kundenrechnungen festzulegen, gibt es zwei einfache Wege:
Anpassung über das Journal: In den Konfigurationen des Buchhaltungsjournals (z. B. Kundenrechnungen) lässt sich das gewünschte Präfix direkt im Belegjournal hinterlegen.
Anpassung direkt beim ersten Entwurf: Wenn du eine neue Kundenrechnung anlegst, erzeugt Odoo zunächst einen Entwurf. Ersetzt du die temporäre Nummer im Feld Nummer manuell durch dein Wunschformat (z. B. Rechnung/2026/0001) und bestätigst die Rechnung, erkennt Odoo das Schema. Für alle nachfolgenden Rechnungen führt das System diese Sequenz automatisch fort (Rechnung/2026/0002).
Aus rechtlicher Sicht fordert die Finanzbehörde lediglich eine lückenlose und nachvollziehbare Nummerierung. Solange diese Chronologie gewahrt bleibt, kann das Format flexibel gewählt werden.
Im Video Schritt für Schritt erklärt
Wir haben die Einrichtung der Belegsequenzen und den Schnellzugriff über das Dashboard in einem Video für dich festgehalten.