Der 1. Januar 2027 rückt für deutsche Unternehmen näher. Ab diesem Stichtag müssen Betriebe mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro ihre Rechnungen im B2B-Bereich zwingend elektronisch übermitteln. Während diese Vorgabe vielerorts für Unruhe und die Suche nach kostspieligen Drittanbieter-Lösungen sorgt, können Odoo-Anwender gelassen bleiben. Die erforderlichen Standards sind bereits seit mehreren Versionen fester Bestandteil der Software. In diesem Beitrag beleuchten wir die Unterschiede zwischen ZUGFeRD und XRechnung, zeigen die relevanten Einstellungen im Entwicklermodus, decken die Fallstricke bei internationalen UNECE-Maßeinheiten auf und erklären den beleglosen Austausch über das Peppol-Netzwerk.
ZUGFeRD und XRechnung im Standard von Odoo
Erstellst du in Odoo mit aktiver deutscher Lokalisierung eine Ausgangsrechnung, erzeugt das System automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung im PDF-Format.
Der Unterschied zwischen den Formaten ZUGFeRD verbindet ein sichtbares PDF-Dokument mit eingebetteten XML-Daten, die elektronisch ausgelesen werden. Eine XRechnung besteht dagegen ausschließlich aus einem reinen XML-Datensatz ohne PDF-Layout. Designelemente wie Logos oder Schriftarten spielen bei der XRechnung keine Rolle mehr, da nur standardisierte Datenfelder übergeben werden.
Erfolgreiche Validierung Lädst du ein in Odoo erstelltes PDF in einen Prüfbericht oder E-Rechnungsvalidator, wird das Dokument direkt grün als gültige ZUGFeRD-Rechnung bestätigt.
Versionsübergreifend verfügbar Dieses Verhalten funktioniert in Version 18, Version 19 und Version 20 auf genau die gleiche Art.
Einstellungen am Kontakt und der Entwicklermodus
Damit elektronische Rechnungen korrekt erstellt werden, ist die Angabe der Umsatzsteuer-ID am Kontakt in der Buchhaltung eine grundlegende Voraussetzung. Für erweiterte Einstellungen bietet Odoo zusätzliche Optionen.
Entwicklermodus aktivieren Gehe in die allgemeinen Einstellungen, um den Entwicklermodus einzuschalten.
Felder für den Rechnungsversand Nach der Aktivierung erscheinen in den Buchhaltungseinstellungen des Kontakts zusätzliche Auswahlfelder.
Format festlegen Hier lässt sich für jeden Kunden individuell bestimmen, ob der Rechnungsversand manuell oder per E-Mail erfolgt und welches Format genutzt wird. Fordert ein Kunde ausdrücklich eine XRechnung statt ZUGFeRD, kann das direkt an dieser Stelle hinterlegt werden.
Fehlerprüfung und UNECE-Maßeinheiten als Stolperstein
Wird eine elektronische Rechnung von einem Validator beanstandet, beziehen sich die Meldungen meist auf sogenannte BT-Felder wie etwa BT-29 oder BT-31. Fehlen Pflichtangaben wie das Rechnungsdatum oder die Umsatzsteuer-ID, weist der Validator darauf hin, sodass die Werte in Odoo ergänzt werden können. Viele Warnungen betreffen jedoch rein optionale Felder und stellen keinen Fehler dar.
UNECE-Codes bei Einheiten beachten
Ein häufiger Stolperstein in der Praxis sind Mengeneinheiten wie Stunden. In der XML-Datei dürfen keine freien Bezeichnungen wie Std oder h (für hours)stehen, sondern ausschließlich international genormte UNECE-Kürzel.
Odoo 19 und ältere Versionen Hier sind die UNECE-Codes nur für die von Odoo vorgegebenen Standard-Einheiten im Quellcode hinterlegt. Legt ein Unternehmen eigene Einheiten an, fehlt dieser Code oft, was zu Fehlern bei der Validierung führt.
Odoo 20 In dieser Version gibt es unter Einheiten und Verpackung direkt ein sichtbares Feld, um den UNECE-Code manuell zu pflegen.
Rechnungen empfangen und das Peppol-Netzwerk nutzen
Odoo deckt nicht nur den Versand, sondern auch den Empfang elektronischer Belege vollständig ab.
Automatisches Einlesen Eingehende Lieferantenrechnungen im ZUGFeRD-Format oder als XRechnung werden von Odoo erkannt, ausgelesen, übersichtlich dargestellt und direkt für den Belegabgleich sowie das Einbuchen genutzt.
Versandwege Neben dem klassischen E-Mail-Versand oder dem manuellen Upload in Kundenportalen unterstützt Odoo das europäische Peppol-Netzwerk.
Direkter Austausch über Peppol Behörden und immer mehr B2B-Partner nutzen Peppol für den reibungslosen Datenaustausch. Dokumente werden direkt aus Odoo ohne E-Mail an den Empfänger übermittelt. Odoo zeigt den Status über erfolgreichen Versand, Verarbeitung oder eventuelle Ablehnungen an.
Kostenloser Endpunkt Mit der Odoo-Lizenz steht ein kostenloser Peppol-Endpunkt für das Senden und Empfangen zur Verfügung.
Im Video Schritt für Schritt erklärt
Damit du dir die Konfiguration live ansehen kannst, haben wir ein Video zu diesem Thema aufgenommen. Darin zeigen wir, wie ZUGFeRD-Rechnungen standardmäßig validiert werden, wo du das XRechnung-Format im Entwicklermodus auswählst, wie du UNECE-Einheiten sauber pflegst und wie der Rechnungsversand über Peppol funktioniert.