Sobald E-Mails regelmäßig aus dem System versendet werden, prägen sie den Eindruck eines Unternehmens maßgeblich. Unterschiedliche Formulierungen, wechselnde Designs oder fehlende Anhänge wirken schnell unprofessionell. Genau hier setzen E-Mail-Templates an. Sie sorgen dafür, dass wiederkehrende Nachrichten konsistent, strukturiert und im eigenen Erscheinungsbild versendet werden.
Grundsätzlich gibt es zwei zentrale Bausteine für die externe Kommunikation. Zum einen Dokumente wie Angebote, Rechnungen oder Lieferscheine, die meist als PDF verschickt werden. Zum anderen E-Mails, die entweder manuell ausgelöst oder automatisch versendet werden. Dieser Beitrag konzentriert sich auf die E-Mail-Vorlagen und deren Gestaltung.
Aufbau und Grundlagen von E-Mail Templates
Standardmäßig stehen zahlreiche Vorlagen zur Verfügung, etwa für Angebote, Auftragsbestätigungen, Pro-Forma-Rechnungen, Zahlungsbestätigungen oder Termine. Jedes Modul bringt seine eigenen Templates mit. Sobald zusätzliche Sprachen aktiviert werden, ergänzt das System automatisch passende Übersetzungen.
Gerade nach der Installation lohnt es sich, diese Texte einmal zu prüfen. Viele Standardformulierungen sind technisch korrekt, passen aber nicht immer zur eigenen Tonalität oder zum Sprachstil des Unternehmens.
In den Einstellungen lassen sich grundlegende Designparameter wie Schaltflächenfarben und Textfarben zentral festlegen. Diese wirken sich auf alle E-Mails aus, die über den Standardrahmen versendet werden, und bilden die Basis für ein einheitliches Erscheinungsbild.
Vorlagen finden, filtern und zuordnen
Alle E-Mail-Vorlagen lassen sich zentral einsehen. Welche Templates verfügbar sind, hängt davon ab, welche Module installiert sind. Ohne Kalender gibt es beispielsweise keine Terminvorlagen, ohne Helpdesk keine Support-Mails.
Über Filter lassen sich Standardvorlagen und Systemvorlagen voneinander trennen. Systemvorlagen kommen etwa bei sicherheitsrelevanten oder benutzerbezogenen Vorgängen zum Einsatz, zum Beispiel bei Einladungen zur Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Im jeweiligen Fachmodul wird beim Versand automatisch eine passende Vorlage vorgeschlagen. Beim Versenden eines Angebots greift beispielsweise die Vorlage „Angebot senden“. Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, manuell eine andere Vorlage auszuwählen, etwa eine Auftragsbestätigung oder eine Pro-Forma-Rechnung.
Eigene Templates erstellen und sinnvoll anpassen
Statt bestehende Vorlagen direkt zu verändern, empfiehlt es sich, diese zu duplizieren und als eigene Variante weiterzuentwickeln. So bleiben die Originale erhalten und können jederzeit als Referenz dienen.
In den Vorlagen lassen sich Texte individuell anpassen, zum Beispiel durch persönliche Anreden, zusätzliche Hinweise oder firmenspezifische Formulierungen. Auch Mehrsprachigkeit wird unterstützt. Über den Zugriff auf die jeweiligen Sprachversionen können Texte sauber getrennt gepflegt werden.
Für Übersetzungen bietet es sich an, den Quelltext zu kopieren und extern zu übersetzen. Anschließend wird der übersetzte Text wieder eingefügt, ohne die technischen Platzhalter zu verändern.
Dynamische Inhalte und Platzhalter nutzen
Neben statischem Text lassen sich dynamische Felder in E-Mails integrieren. Diese Platzhalter greifen auf Daten aus dem jeweiligen Datensatz zu, etwa auf Auftragsnummern, Kundennamen oder Auftragsdaten.
Zusätzlich können Bedingungen definiert werden. Bestimmte Textabschnitte oder Links erscheinen nur dann, wenn die entsprechende Information vorhanden ist. So lassen sich E-Mails flexibel gestalten, ohne mehrere Varianten pflegen zu müssen.
Über die Vorschaufunktion lässt sich jederzeit prüfen, wie eine E-Mail mit realen Beispieldaten aussieht. Das erleichtert die Kontrolle und verhindert unerwünschte Darstellungen im produktiven Betrieb.
Anhänge, Betreffzeilen und Kontextaktionen
E-Mail-Templates können so konfiguriert werden, dass bestimmte Dokumente automatisch angehängt werden. Typische Beispiele sind Angebote, Rechnungen oder zusätzliche Anlagen wie AGB. Auch mehrere Dokumente lassen sich kombinieren.
Der Betreff kann ebenfalls dynamisch aufgebaut werden. Abhängig vom Status oder vom Dokumenttyp passt sich der Text automatisch an. So bleibt der Betreff eindeutig und nachvollziehbar.
Über sogenannte Kontextaktionen lassen sich Templates direkt in den jeweiligen Modulen verfügbar machen. Dadurch entstehen schnelle Auswahlmöglichkeiten beim Versand, ohne lange nach der passenden Vorlage suchen zu müssen.
Zentrale Layouts für einheitliches Design
Neben den eigentlichen E-Mail-Templates gibt es übergeordnete Layouts, die das äußere Erscheinungsbild steuern. Diese Layouts legen fest, welche Elemente oberhalb und unterhalb des eigentlichen Inhalts erscheinen, etwa Schaltflächen, Logos oder Footer-Texte.
Es gibt dabei zwei Varianten. Ein Standard-Layout für die klassische Kommunikation und ein sogenanntes Light-Layout für systemnahe Nachrichten wie Termineinladungen. Beide sollten aufeinander abgestimmt werden, damit auch automatische Nachrichten zum Corporate Design passen.
Änderungen an diesen Layouts sollten immer updatesicher umgesetzt werden, also über vererbte Ansichten. So bleiben Anpassungen auch bei Systemupdates erhalten.
Wartung, Tests und typische Stolpersteine
E-Mail-Templates werden häufig automatisch genutzt. Fehler in Vorlagen können dazu führen, dass Nachrichten nicht mehr versendet werden, ohne dass dies sofort auffällt. Deshalb ist es wichtig, nach Änderungen regelmäßig zu prüfen, ob E-Mails korrekt erzeugt und versendet werden.
Besonders nach Systemupdates oder Versionswechseln sollten alle angepassten Templates getestet werden. Die Kontrolle der versendeten und fehlgeschlagenen E-Mails hilft dabei, Probleme frühzeitig zu erkennen.
Für den Alltag hat sich bewährt, Vorlagen konsequent zu kopieren, sauber zu benennen und Änderungen nachvollziehbar zu dokumentieren. So bleibt die Kommunikation stabil und übersichtlich.
Einheitliches E-Mail-Design als strategischer Vorteil
Ein konsistentes E-Mail-Design entsteht nicht zufällig. Inhalte, Texte und Designvorgaben sollten im Vorfeld klar definiert werden. Das reduziert Abstimmungen, spart Zeit und sorgt für ein professionelles Gesamtbild.
Durch die Trennung von inhaltlichen Templates und zentralen Layouts lassen sich persönliche Kommunikation und Systemnachrichten optisch sauber unterscheiden. Mit überschaubarem Aufwand entsteht so eine einheitliche, verlässliche Kommunikationsbasis.
Damit du dir das Ganze auch live ansehen kannst, haben wir den Prozess in einem Video festgehalten. Darin zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie E-Mail-Templates aufgebaut sind, angepasst werden und wie sich Layouts sicher verändern lassen.
Im Video Schritt für Schritt erklärt
Damit du dir das Ganze auch live ansehen kannst, haben wir den Prozess in einem Video festgehalten. Darin zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie E-Mail-Templates aufgebaut sind, angepasst werden und wie sich Layouts für ein einheitliches E-Mail-Design konfigurieren lassen.