Spätestens wenn Odoo produktiv genutzt wird, stellt sich die Frage nach Domain und E Mail Anbindung. Standard URLs und Absender über odoo.com wirken schnell unprofessionell und führen oft zu Zustellproblemen. Gleichzeitig soll die tägliche Kommunikation sauber strukturiert bleiben, ohne dass persönliche Postfächer oder externe Mailprogramme durcheinandergeraten. Genau hier kommt die richtige Domain und E Mail Konfiguration ins Spiel.
Die passende Betriebsart als Grundlage
Wie flexibel Domain und E Mail Einstellungen umgesetzt werden können, hängt stark davon ab, wie Odoo betrieben wird. In der Online Variante ist vieles bereits vorkonfiguriert, inklusive Mail Server. Der Einstieg ist einfach und eine eigene Domain lässt sich ergänzen, die technischen Möglichkeiten sind jedoch begrenzt.
Bei einer On Premise Installation sieht das anders aus. Hier gibt es keine vorgegebene Infrastruktur. Mail Server, Backups und Sicherheitsmechanismen müssen vollständig selbst betrieben werden. Das ist aufwendig und lohnt sich in der Regel nur für sehr große oder besonders sensible Umgebungen.
Für die meisten professionellen Implementierungen bietet Odoo SH den besten Mittelweg. Die cloudbasierte Plattform kombiniert eine saubere Infrastruktur mit automatischen Backups und erlaubt gleichzeitig volle Kontrolle über Domain und E Mail Konfiguration.
Eigene Domain korrekt anbinden
Nach dem Start einer Odoo SH Instanz wird zunächst eine Standarddomain mit der Endung odoo.com vergeben. Diese lässt sich über das Interface problemlos durch eine eigene Domain ergänzen. Beim Domainanbieter wird dazu ein CNAME Eintrag gesetzt, der auf die Odoo Adresse verweist.
Wichtig ist, dass die Domain sowohl mit als auch ohne www erreichbar ist und eine saubere Weiterleitung eingerichtet wird. Auch Subdomains wie odoo.meinefirma.de lassen sich auf diese Weise anbinden. Sobald die DNS Einträge greifen, ist Odoo unter der eigenen Domain erreichbar.
In den Systemeinstellungen wird anschließend festgelegt, welche Domain für Webseite, E Mail und weitere Apps verwendet wird. Das ist besonders relevant für Module wie CRM oder Helpdesk, da hier eingehende E Mails direkt Prozesse auslösen.
Eingehende E Mails sinnvoll steuern
Standardmäßig empfängt Odoo E Mails über die odoo.com Domain. Für den produktiven Einsatz ist das meist nicht sinnvoll. Ziel ist es, E Mails gezielt an Odoo weiterzuleiten, ohne dass der gesamte Mailverkehr dort landet.
Ein bewährter Ansatz ist die gezielte Weiterleitung einzelner Adressen. Zum Beispiel werden Mails an ticket@firma.de automatisch an ticket@firma.odoo.com weitergeleitet. Für Absenderinnen und Absender bleibt die Adresse vertraut, intern verarbeitet Odoo die Nachricht weiter.
Alternativ kann eine eigene Subdomain mit separatem MX Eintrag genutzt werden, etwa odoo.firma.de. Technisch ist das sauber, kann aber bei Empfängerinnen und Empfängern für Rückfragen sorgen, da die Absenderadresse ungewohnt wirkt.
Im Entwicklermodus lässt sich jederzeit nachvollziehen, welche E Mail Adressen aktiv sind und wie sie genutzt werden. Das hilft vor allem bei komplexeren Setups.
Professioneller E Mail Versand mit eigener Domain
Beim Versand nutzt Odoo im Standard ebenfalls die odoo.com Domain. Für eine professionelle Außenwirkung sollten ausgehende E Mails jedoch über die eigene Domain laufen. Dafür wird in den Einstellungen ein Domain Alias hinterlegt.
Damit diese Mails zuverlässig zugestellt werden, ist eine technische Authentifizierung notwendig. Über SPF wird festgelegt, welche Server im Namen der Domain senden dürfen. DKIM ergänzt jede Mail um eine digitale Signatur. DMARC definiert, wie empfangende Mail Server mit Fehlern umgehen sollen. Erst das Zusammenspiel dieser Einträge sorgt dafür, dass Odoo als autorisierter Absender erkannt wird.
Trotzdem kann es vorkommen, dass einzelne Mail Server besonders streng reagieren. In solchen Fällen bieten sich alternative Versandwege an.
Alternative Versandwege bei Zustellproblemen
Eine Möglichkeit ist der Einsatz eines Smart Hosts oder Relay Servers. Odoo versendet die Mails dabei über externe Dienste wie Twilio oder AuthSMTP. Technisch ist das sehr stabil und gut skalierbar.
Eine andere Option ist die direkte Anbindung von Benutzerpostfächern, etwa über Google Workspace oder Microsoft 365. Odoo verschickt Mails dann direkt über den jeweiligen Account. Die Mails erscheinen im Gesendet Ordner, lassen sich mit Kalender und Kontakten verknüpfen und wirken für Empfänger besonders vertrauenswürdig. Der höhere Einrichtungsaufwand pro Benutzer ist der einzige Nachteil, gerade für kleinere Teams ist diese Lösung jedoch sehr praktikabel.
Absender und Antwortadressen bewusst wählen
In der E Mail Konfiguration lässt sich festlegen, welche Adresse als Absender und welche als Antwortadresse verwendet wird. Ein typisches Setup ist eine sichtbare Absenderadresse wie info@firma.de und eine technische Antwortadresse wie system@firma.de. Antworten landen so automatisch im System, während die Kommunikation nach außen vertraut wirkt.
Da manche Mailprogramme das Reply to Feld ignorieren, kann es sinnvoll sein, die Systemadresse direkt als Absender zu nutzen, um ungewollte Antworten zu vermeiden.
Komplexere Setups sauber abbilden
Odoo unterstützt auch anspruchsvolle Szenarien. Unterschiedliche Mail Server für Newsletter und operative Kommunikation lassen sich ebenso umsetzen wie getrennte Domain und E Mail Konfigurationen für mehrere Websites oder Unternehmen. Diese Flexibilität erfordert ein sauberes Routing und eine korrekte Authentifizierung, lässt sich aber vollständig im Standard abbilden.
Saubere Kommunikation ohne Zusatzmodule
Die Domain und E Mail Konfiguration in Odoo ist technisch schnell umgesetzt, hat aber großen Einfluss auf den professionellen Auftritt. In Odoo SH wird die Domain angebunden, der CNAME gesetzt und die Weiterleitung eingerichtet. Eingehende Mails werden gezielt weitergeleitet, ausgehende Mails über die eigene Domain mit SPF, DKIM und DMARC versendet. Alternativ kommen Smart Hosts oder direkte Postfachanbindungen zum Einsatz.
So entsteht eine stabile, sichere und nachvollziehbare Kommunikationsstruktur ohne zusätzliche Module und vollständig im Odoo Standard.
Im Video Schritt für Schritt erklärt
Damit du dir das Ganze auch live ansehen kannst, haben wir den Prozess in einem Video festgehalten. Darin zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie Domain und E Mail Einstellungen in Odoo technisch korrekt umgesetzt werden.