Viele sehen die Dokumente App zunächst als einfache Ablage für PDFs und Anhänge. Tatsächlich handelt es sich um ein vollständig integriertes Dokumentenmanagement System, das tief in die Odoo Struktur eingebunden ist.
Dokumente sind nicht isoliert gespeichert, sondern direkt mit Datensätzen verknüpft. Rechnungen, Angebote, Produktdatenblätter oder Verträge liegen dort, wo sie fachlich hingehören. Gleichzeitig bleiben sie zentral auffindbar.
Das macht den Unterschied zu klassischen Dateistrukturen auf Netzlaufwerken.
Was die Dokumente App bewusst nicht ist
Die Dokumente App ersetzt keinen klassischen Cloud Speicher wie Google Drive oder Dropbox. Standardmäßig werden Dateien in der Odoo Datenbank gespeichert. Das ist performant, aber nicht für extrem große Datenmengen im Terabyte Bereich gedacht.
Für größere Speicheranforderungen bietet Odoo eine Anbindung an Cloud Speicher wie Azure Cloud Storage oder Google Cloud Storage. Neue Anhänge können automatisch dort gespeichert werden. Bereits vorhandene Dateien lassen sich per Migrationstool verschieben.
Wichtig ist: Es handelt sich dabei um echte Cloud Storage Anbindungen auf Infrastruktur Ebene, nicht um einfache Drive Integrationen.
Struktur und Zugriffslogik sauber trennen
Die App arbeitet mit klaren Bereichen:
"Unternehmen" für gemeinsam genutzte Dokumente
"Mein Laufwerk" für private Dateien
"Mit mir geteilt" als Übersicht über freigegebene Inhalte
"Papierkorb" mit definierbarer Löschverzögerung
Berechtigungen lassen sich auf Ordner Ebene und auf Dokumenten Ebene steuern. So kann etwa ein Finanzordner ausschließlich für die Buchhaltung sichtbar sein, während Produktdaten für Vertrieb und Einkauf freigegeben werden.
Diese klare Trennung sorgt für Datensicherheit und Struktur.
E Mail Alias für automatisierte Dokumentenprozesse
Ein besonders starkes Feature ist der E Mail Alias pro Ordner.
Jedem Ordner kann eine eigene E Mail Adresse zugewiesen werden. Wird eine Rechnung an diese Adresse gesendet, landet der Anhang automatisch im richtigen Ordner.
Von dort aus kann:
das Dokument automatisch ausgelesen werden
eine Lieferantenrechnung erzeugt werden
ein Rechnungsentwurf erstellt werden
eine Zuordnung zur Buchhaltung erfolgen
Damit wird der Rechnungseingang erheblich vereinfacht. Externe Tools oder zusätzliche Workflows sind nicht erforderlich.
Aktionen direkt auf Dokumente anwenden
Dokumente sind nicht nur statische Dateien. Sie können aktiv verarbeitet werden.
Beispiele:
Lieferantenrechnung aus PDF erzeugen
Dokumente in andere Ordner verschieben
PDFs aufteilen
Versionen verwalten
Dokumente sperren
benutzerdefinierte Aktionen ausführen
Diese Aktionen lassen sich pro Ordner definieren. Ein Finanzordner kann andere Aktionen anbieten als ein Produktordner.
Damit wird aus einer Datei ein aktiver Bestandteil eines Workflows.
Versionsverwaltung und Nachvollziehbarkeit
Die Dokumente App enthält eine integrierte Versionsverwaltung. Änderungen an Dateien werden nachvollziehbar gespeichert. Neue Versionen können hochgeladen werden, ohne den Bezug zum ursprünglichen Dokument zu verlieren.
Gerade bei Verträgen, technischen Dokumentationen oder Produktunterlagen ist das ein großer Vorteil.
Inhaltsindizierung und intelligente Suche
Dokumente werden nicht nur abgelegt, sondern inhaltlich indiziert. Das bedeutet, dass nach Textinhalten innerhalb von PDFs gesucht werden kann.
Die Suche funktioniert somit nicht nur über Dateinamen oder Stichwörter, sondern auch über den tatsächlichen Dokumenteninhalt.
Gerade im Rechnungsbereich oder bei umfangreichen Dokumentenarchiven spart das enorm Zeit.
Automatisierungen im Dokumentenordner
Dokumentenordner können mit Automatisierungen kombiniert werden.
Beispiele aus der Praxis:
Bildanhänge aus E Mails automatisch löschen
bestimmte Dokumenttypen in andere Ordner verschieben
Dokumente mit bestimmten Begriffen im Inhalt automatisch klassifizieren
Aktionen bei Eingang auslösen
Damit bleibt der Ordner sauber, auch wenn viele Dokumente automatisch eingehen.
KI gestützte Sortierung
Die Dokumente App bietet zusätzlich eine KI gestützte Sortierfunktion. Dokumente können anhand ihres Inhalts automatisch in passende Ordner einsortiert werden.
Die Zuverlässigkeit hängt stark von der Dokumentenqualität und der Struktur ab. In klar definierten Prozessen funktioniert das sehr gut. Bei uneinheitlichen Dokumentenformaten sollte die Funktion zunächst getestet werden.
Dokumente anfordern statt hinterherlaufen
Über die Anfragen Funktion können gezielt Dokumente angefordert werden. Die empfangende Person erhält einen Upload Link und lädt das Dokument direkt an die gewünschte Stelle hoch.
Das vermeidet:
doppelte Speicherung
unübersichtliche E Mail Verläufe
manuelles Nachsortieren
Gerade im HR Bereich oder bei Spesenabrechnungen ist das extrem effizient.
Integration in andere Odoo Module
Die Dokumente App ist kein isoliertes Modul.
Dokumente lassen sich:
aus dem Chatter direkt ins Dokumentensystem übernehmen
aus der Wissensdatenbank verlinken
in Angeboten oder Rechnungen referenzieren
in Nachrichten anhängen
aus Projekten heraus verwalten
Diese tiefe Integration macht das System zu einem echten Kernbestandteil von Odoo.
Tabellenkalkulation direkt im Dokumentensystem
Zusätzlich steht eine integrierte Tabellenkalkulation zur Verfügung. Sie funktioniert ähnlich wie Google Sheets oder Excel und kann mit Live Daten aus Odoo arbeiten.
Damit entstehen dynamische Auswertungen direkt im System, ohne Export in externe Tools.
Warum Unternehmen das Potenzial nicht unterschätzen sollten
Die Dokumente App wirkt auf den ersten Blick unscheinbar. In der Praxis ersetzt sie jedoch häufig:
externe DMS Lösungen
separate Rechnungsworkflow Tools
Cloud Speicher für operative Dokumente
manuelle Archivstrukturen
Der große Vorteil liegt in der vollständigen Integration in Geschäftsprozesse.
Im Video Schritt für Schritt erklärt
Damit du dir das Ganze auch in der Praxis ansehen kannst, zeigen wir dir in einem Video Schritt für Schritt, wie Ordner eingerichtet, E Mail Aliase genutzt, Rechnungen verarbeitet und Automatisierungen aufgebaut werden.