Der klassische Weg im Einkauf führt über die manuelle Erstellung einer Anfrage bei einem Lieferanten. Sobald Produkte hinzugefügt und bestätigt werden, löst das System bei physischen Waren automatisch einen Wareneingang aus. Dienstleistungen oder Software werden hingegen ohne Lagerbewegung abgewickelt.
Eine effiziente Alternative zum rein manuellen Modus bietet der Produktkatalog mit integrierten Einkaufsvorschlägen. Diese Funktion analysiert das bisherige Einkaufsverhalten der letzten 30 Tage und macht darauf basierend Vorschläge zur Bestandsauffüllung. Nutzer können definieren, für welchen Zeitraum – beispielsweise 90 Tage – der Vorrat reichen soll. Das System berechnet unter Berücksichtigung von Verkaufszahlen und Lieferzeiten die benötigte Menge. Zusätzlich lassen sich saisonale Schwankungen einplanen, indem der Vorschlagswert prozentual angepasst wird. Dies ermöglicht eine vorausschauende Planung, ohne komplexe manuelle Auswertungen erstellen zu müssen.
Auftragsbezogene Beschaffung und Streckengeschäft
Für eine engere Verzahnung von Verkauf und Einkauf lassen sich spezifische Logistik-Routen nutzen. Das Streckengeschäft (Dropshipping) ermöglicht es, Waren direkt vom Lieferanten an den Kunden senden zu lassen. Bei Aktivierung dieser Route wird aus einem Verkaufsauftrag direkt ein Einkauf generiert. Der Lieferant erhält die Lieferadresse des Kunden, wodurch die Ware nicht physisch das eigene Lager passiert. In der aktuellen Systemversion wird der Dropship-Lieferschein erst nach Bestätigung des Einkaufs erstellt, was kurzfristige Änderungen der Lieferadresse oder des Versandwegs erleichtert.
Die Route Auffüllung nach Auftrag (Make-to-Order) funktioniert ähnlich, führt die Ware jedoch zunächst in das eigene Lager. Ein Verkauf triggert hierbei simultan einen Einkauf und eine Auslieferung. Sobald die Ware vom Lieferanten empfangen und der Wareneingang validiert wurde, steht der Bestand für den Versand an den Kunden bereit. Diese Automatisierung lässt sich auch auf die Fertigung übertragen, wo ein Verkaufsauftrag einen Produktionsprozess auslösen kann, der wiederum notwendige Materialeinkäufe triggert.
Automatisierung durch Nachbestellregeln
Um sicherzustellen, dass Grundprodukte oder Verbrauchsmaterialien immer in ausreichender Menge vorhanden sind, kommen Nachbestellregeln zum Einsatz. Für jedes lagernde Produkt können Mindest- und Höchstbestände definiert werden. Unterschreitet der prognostizierte Bestand den Mindestwert, generiert das System automatisch einen Auffüllauftrag, um den Bestand wieder auf das Maximum anzuheben.
Diese Regeln lassen sich flexibel verwalten:
Automatischer Auslöser: Das System erstellt eigenständig Angebotsanfragen.
Manuelle Kontrolle: Vorschläge können im Berichtswesen gesammelt geprüft und ausgelöst werden.
Prognose-Ansicht: Ein detaillierter Bestandsverlauf direkt am Produkt zeigt auf, welche Aufträge oder Anfragen künftige Bestandsänderungen verursachen.
Durch die Kombination von manueller Bearbeitung, intelligenten Vorschlägen und festen Logistik-Routen bietet das Einkaufsmodul eine hohe Flexibilität für unterschiedlichste Geschäftsmodelle. Die enge Verknüpfung mit dem Verkauf und der Lagerverwaltung stellt sicher, dass Beschaffungsvorgänge exakt am tatsächlichen Bedarf ausgerichtet sind.
Im Video Schritt für Schritt erklärt
Damit du dir das Ganze auch live ansehen kannst, haben wir den Prozess in einem Video festgehalten. Darin zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du Beschaffungsrouten konfigurierst, das Streckengeschäft abwickelst und automatisierte Nachbestellregeln für dein Lager einrichtest.