Im hektischen Tagesgeschäft passiert es leicht: Ein Angebot wird sorgfältig vorbereitet, bleibt aber im Entwurfsstatus hängen. Für das Unternehmen bedeutet das nicht nur verlorene Zeit, sondern auch verpasste Chancen.
Genau dieses Problem fiel uns bei einem Kunden auf, als wir das Verkaufsmodul in Odoo prüften. In der Übersicht tauchten zahlreiche Angebote auf, die zwar erstellt, aber nie verschickt worden waren. Eigentlich bietet Odoo hier eine klare Struktur mit Statusanzeigen und praktischen Filtermöglichkeiten – doch in der Praxis werden einzelne Schritte oft übersehen, gerade wenn viele Aufträge gleichzeitig eingehen.
Die Lösung: Eine Automatisierung, die verhindert, dass Angebote unbeachtet im System liegen bleiben.
Erinnerungen automatisieren
Die Idee ist simpel: Wird ein Angebot nicht verschickt, erhält der zuständige Vertriebsmitarbeiter automatisch eine Erinnerung. Dafür nutzen wir die Automatisierungsfunktionen von Odoo Studio. Mit wenigen Klicks lässt sich ein Ablauf einrichten, der immer dann greift, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
In unserem Beispiel startet ein Countdown, sobald ein Angebot zuletzt bearbeitet wurde. Nach einem Tag erhält der Mitarbeiter eine Erinnerung, die ihn aktiv darauf hinweist, dass noch ein offenes Angebot im System liegt.
Nur die relevanten Fälle
Damit die Automatisierung nicht inflationär wirkt, haben wir Filter eingebaut. So werden nur tatsächlich relevante Angebote berücksichtigt.
- E-Commerce-Angebote aus dem Webshop, die automatisch erstellt werden, sind ausgeschlossen.
- Aufträge mit einem Wert von 0 Euro werden bewusst ignoriert.
Durch diese Einschränkungen reduzierte sich die Anzahl der betroffenen Angebote von über 8.000 auf eine überschaubare Menge. So erscheint die Erinnerung nur dort, wo sie auch wirklich sinnvoll ist.
Die Umsetzung in Odoo
Die Automatisierung besteht aus drei Elementen:
- Auslöser: Sobald ein Angebot bearbeitet wurde, beginnt die Uhr zu laufen. Nach der definierten Verzögerung (z. B. ein Tag) folgt der nächste Schritt.
- Filter: Die Bedingungen grenzen die Menge auf relevante Angebote ein.
- Aktion: Odoo erstellt automatisch eine Aktivität mit dem Titel „Angebot senden“. Diese wird dynamisch dem ursprünglichen Vertriebsmitarbeiter zugewiesen und erscheint in der Aktivitätenübersicht (kleine Uhr im oberen Menü).
Das Ergebnis
Kein Angebot wird mehr übersehen. Selbst wenn im hektischen Alltag ein Schritt vergessen wird, sorgt die Automatisierung dafür, dass eine Erinnerung direkt in Odoo landet. So geht kein Auftrag verloren und der Prozess läuft deutlich reibungsloser.
Das Beste: Mit Odoo Studio lässt sich diese Automatisierung in wenigen Minuten einrichten – ganz ohne großes IT-Projekt, sondern mit einem kleinen, aber wirkungsvollen Kniff.
Im Video Schritt für Schritt erklärt
Damit du dir das Ganze auch live ansehen kannst, haben wir dir den Prozess in einem Video festgehalten. Darin zeigen wir dir, wie die Automatisierung in Odoo aufgebaut wird und wie sie funktioniert.