Produkte bilden ein zentrales Element innerhalb der Systemarchitektur. Da zahlreiche Anwendungen wie der Verkauf, der Einkauf, die Vermietung oder das Abonnementwesen auf denselben Datensatz zugreifen, ist eine saubere Konfiguration der Stammdaten entscheidend für reibungslose Abläufe. Je nach Abteilung sorgt eine intelligente Filterung dafür, dass Nutzer primär die für sie relevanten Artikel sehen, beispielsweise verkaufsfähige Produkte im Vertrieb oder einkaufsfähige Waren in der Beschaffung.
Die Wahl der richtigen Produktart
Bei der Neuanlage eines Artikels wird zunächst festgelegt, in welchen Geschäftsbereichen er Verwendung findet. Hierbei wird zwischen den Kategorien Verkauf, Einkauf, Vermietung und Abonnement unterschieden. Eine weitere Differenzierung erfolgt über die technische Produktart.
Güter umfassen alle physischen Waren. Sie besitzen ein Gewicht, werden über Logistikrouten bewegt und durchlaufen das Lager. Die Kategorie der Dienstleistungen deckt alle immateriellen Leistungen ab, zu denen auch Softwarelizenzen zählen können. Da sie nicht physisch greifbar sind, entfallen hier Lagerbewegungen und Gewichtsangaben. Über die Option der Kombinationen lassen sich zudem verschiedene Artikel zu einem Bündel zusammenfassen.
Bestandsführung und Abrechnungslogik
Ein wesentlicher Faktor für die Lagerführung ist die Aktivierung der Bestandsverfolgung. Nur wenn diese Funktion gewählt ist, führt das System eine genaue Inventur und zählt die physisch vorhandenen Mengen. Für eine noch detailliertere Rückverfolgbarkeit können Güter zusätzlich mittels Seriennummern oder Losnummern getrackt werden.
In der Abrechnungspolitik lässt sich steuern, ob ein Artikel direkt nach der Auftragsbestätigung über Vorkasse oder Festpreis oder erst nach der tatsächlichen Lieferung in Rechnung gestellt wird. Bei Dienstleistungen bietet das System zudem die Möglichkeit der Abrechnung basierend auf Zeiterfassungen. In diesem Fall werden erbrachte Minuten oder Stunden dokumentiert und dem Kunden als Leistungsnachweis beigefügt. Ein automatisierter Workflow kann beim Verkauf einer Dienstleistung zudem direkt eine Aufgabe oder ein gesamtes Projekt erstellen, um die folgende Bearbeitung zu strukturieren.
Dynamische Preisgestaltung und Kostenkalkulation
Der im System hinterlegte Verkaufspreis fungiert oft als unverbindliche Preisempfehlung. Für eine flexiblere Gestaltung kommen Preislisten zum Einsatz. Diese erlauben es, Rabatte, zeitlich begrenzte Sonderangebote oder Staffelpreise zu definieren. So sieht ein Kunde beispielsweise im E-Commerce einen durchgestrichenen Originalpreis neben dem rabattierten Wert.
Die Kosten eines Produkts setzen sich aus dem Einkaufspreis und den Beschaffungskosten wie Zoll oder Versand zusammen. Über die Artikelkategorie wird das Kalkulationsverfahren festgelegt. Neben festen Standardpreisen können Durchschnittskosten oder das First In First Out Verfahren (FIFO) gewählt werden. In diesen Fällen berechnet das System die Kosten bei jedem Wareneingang und jeder Lieferantenrechnung anteilig neu.
Automatisierung durch Logistikrouten und Stücklisten
Für die physische Abwicklung stehen verschiedene Logistikwege zur Verfügung. Über Routen wird definiert, ob ein Verkauf ein Streckengeschäft auslöst, bei dem der Lieferant direkt an den Endkunden sendet, oder ob eine Auffüllung nach Auftrag erfolgt.
Produkte können zudem über Stücklisten miteinander verknüpft werden. Dies ist insbesondere für die Produktion relevant. Ein Bausatz ermöglicht es, mehrere Einzelteile gesammelt unter einer Hauptposition zu verschicken, ohne dass ein separater Fertigungsprozess angestoßen wird. Integrierte Smart Buttons bieten jederzeit eine Übersicht über alle Verkaufszahlen, Einkäufe und Lagerbewegungen. Zusätzlich können Dokumente wie technische Datenblätter oder Installationsanleitungen direkt am Artikel hinterlegt werden, die bei einem Angebot automatisch an den Kunden übermittelt werden.
Im Video Schritt für Schritt erklärt
Damit du dir das Ganze auch live ansehen kannst, haben wir den Prozess in einem Video festgehalten. Darin zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du unterschiedliche Artikelarten anlegst, die Bestandsführung konfigurierst und Preislisten für deinen Verkauf nutzt.