Jedes Geschäftsmodell stellt völlig eigene Anforderungen an die Materialbeschaffung und die Lagerhaltung. Während Just-in-Time-Modelle eine direkte Kopplung von Verkauf und Einkauf erfordern, müssen Handels- und Produktionsbetriebe oft physische Mindestbestände sichern oder saisonale Auftragshochs Monate im Voraus planen. Um im operativen Alltag Zeit einzusparen und manuelle Überprüfungen überflüssig zu machen, stellt Odoo ein tief integriertes Instrumentarium zur Verfügung.
Aktivierung von MTO und Dropshipping in den Grundeinstellungen
Um die automatischen Beschaffungswege auf Produktebene nutzen zu können, müssen die entsprechenden Routen zunächst global im System aktiviert werden. Diese Optionen befinden sich in den Einstellungen des Einkaufsmoduls ganz unten auf der Konfigurationsseite.
Hier stehen zwei zentrale Funktionen zur Auswahl: Streckengeschäft (auch bekannt als Dropshipping) und Auffüllung nach Auftrag (MTO – Make to Order).
Auffüllung nach Auftrag (MTO): Sobald eine Bestellung im Verkauf bestätigt wird, triggert diese Route vollautomatisch einen passenden Einkaufsauftrag beim Lieferanten oder einen Fertigungsauftrag in der Produktion.
Streckengeschäft (Dropshipping): Diese Route sorgt dafür, dass die verkaufte Ware vom Lieferanten direkt an den Endkunden versandt wird, ohne jemals dein eigenes physisches Lager zu berühren.
Nach der globalen Aktivierung tauchen diese Kontrollkästchen als anwählbare Routen im Produktstamm unter dem Reiter Lager auf. Damit die Automatisierung fehlerfrei greift, muss im Reiter Einkauf des jeweiligen Artikels zwingend ein Standardlieferant mitsamt dem gültigen Einkaufspreis hinterlegt sein.
Wichtiger Hinweis zur Routen-Hierarchie: Odoo arbeitet die aktivierten Routen auf der Produktkarte strikt von oben nach unten ab. Sind sowohl „Auffüllung nach Auftrag“ als auch „Streckengeschäft“ gleichzeitig angehakt, priorisiert das System immer das MTO-Verfahren. Soll ein Artikel als reines Dropshipping-Produkt laufen, muss das Häkchen bei der regulären Auftragsauffüllung zwingend entfernt werden.
Der visuelle Belegfluss im System-Vergleich
Je nachdem, welche Route für ein Produkt aktiv ist, verändert sich die nachgelagerte Dokumentenstruktur in Odoo drastisch:
Bei der Route Auffüllung nach Auftrag erzeugt das System nach der Auftragsbestätigung im Verkauf parallel zwei Dokumente: einen regulären internen Lieferschein (für den Warenausgang aus deinem Lager zum Kunden) und eine offene Angebotsanfrage im Einkauf.
Beim Streckengeschäft entfällt der klassische interne Lieferschein im Verkauf komplett. Wenn du stattdessen in die automatisch generierte Einkaufsbestellung blickst, ist im Feld Ausliefern an der Typ „Dropship“ eingetragen, kombiniert mit der Lieferadresse deines Kunden. Erst wenn dieser Einkauf bestätigt wird, entsteht ein spezieller Dropshipping-Lieferschein, welcher die Direktlieferung vom Lieferanten zum Kunden dokumentiert. Es wird folglich kein physischer Warenein- oder -ausgang in deinem eigenen Haus gebucht.
Sichere Bestände durch die Minimum Maximum Regel
Wenn du mit physischer Lagerware arbeitest – beispielsweise mit gängigen Handelsartikeln oder wichtigen Komponenten für die Fertigung –, sind die Nachbestellregeln (Min-Max-Regeln) das ideale Kontrollwerkzeug. Sie sorgen dafür, dass kritische Artikel niemals ausgehen.
Damit eine Nachbestellregel definiert werden kann, muss für das Produkt die Bestandsverfolgung (Lagerführung) aktiviert sein. Über den Smart-Button Nachbestellregeln direkt auf dem Produkt lässt sich eine neue Regel mit Mindest- und Höchstmengen anlegen.
Die Berechnungslogik im Hintergrund arbeitet hochpräzise anhand der prognostizierten Mengen. Hierzu das exakte Beispiel aus der Praxis:
Aktueller physischer Vorrat: 0 Stück
Prognostizierter Bestand: -1 Stück (da der Artikel bereits in einem offenen Kundenauftrag reserviert ist)
Eingestellter Mindestbestand: 10 Stück
Eingestellter Höchstbestand: 20 Stück
Da der prognostizierte Bestand (-1) unter den definierten Mindestbestand (10) fällt, schlägt Odoo eine Nachbestellung vor. Das System füllt dabei grundsätzlich bis zur maximalen Menge auf. Um von dem prognostizierten Wert -1 auf den Höchstwert von 20 Stück zu kommen, errechnet Odoo eine zu bestellende Menge von exakt 21 Stück.
Steht der Auslöser der Regel auf „Automatisch“, überprüft Odoo die Bestände selbstständig im Hintergrund und generiert die Bestellvorschläge autark als Entwurf beim Lieferanten. Alternativ lassen sich alle Regeln im Lagermenü unter Vorgänge > Unterbeschaffung / Auffüllung global einsehen, filtern und manuell per Klick ausführen. Eine manuelle Anlage auf Produktebene ist somit nicht zwingend erforderlich.
Darüber hinaus lassen sich über diese Regeln nicht nur Einkäufe, sondern auch interne Transfers steuern – beispielsweise, um ein kleineres Produktionslager immer automatisch mit Nachschub aus einem großen Hauptlager zu versorgen. Klickst du in der Auffüllübersicht auf das kleine Info-Ikon („i“), öffnet sich zudem eine detaillierte Simulation. Sind mehrere Lieferanten hinterlegt, kannst du dort Preise, Lieferzeiten und vergangene Verbräuche gegenüberstellen, um die optimale Beschaffungsentscheidung zu treffen.
Cleveres Gruppierungs-Feature: Direkt in den Kontaktdaten des Lieferanten lässt sich das Verhalten für das Gruppieren von Angebotsanfragen steuern. Du kannst flexibel festlegen, ob automatische Bestellvorschläge täglich, wöchentlich oder immer sofort zu einer einzigen, übersichtlichen Lieferantenbestellung zusammengefasst werden sollen.
Strategische Vorsorge mit dem Produktionszeitplan
Automatische, starre Mindestbestände stoßen an ihre Grenzen, wenn bekannte, unregelmäßige Großereignisse bevorstehen. Für solche Fälle bietet das Fertigungsmodul den Produktionszeitplan (Master Production Schedule / MPS), der vorab in den Einstellungen der Fertigung aktiviert werden muss.
Das MPS ist ein strategisches Planungswerkzeug, das in einer übersichtlichen Monats-, Wochen- oder Quartalsansicht arbeitet. Hier trägst du manuell und vorausschauend Bedarfsmengen für Produkte ein, die unabhängig vom aktuellen, echten Systembedarf produziert oder beschafft werden müssen.
Saisonale Peaks abfangen: Weißt du im Vorfeld, dass Großereignisse wie der Black Friday im November oder das Weihnachtsgeschäft bevorstehen, trägst du die erwarteten Spitzenmengen einfach direkt im Voraus in die entsprechende Monatszeile ein.
Messen und Events einplanen: Steht im kommenden März eine Verkaufsmesse an, für die eine hohe Stückzahl an Demoware benötigt wird, lässt sich dieser Wert im Plan hinterlegen.
Das System kalkuliert diese Zielvorgaben in den prognostizierten Bestand ein und triggert rechtzeitig die notwendigen Einkaufs- oder Produktionsprozesse. Sollte eine Messe oder ein Event kurzfristig abgesagt werden, lässt sich der Wert im MPS ebenso schnell wieder manuell entfernen oder korrigieren.
Perfekte Übersicht dank des Prognoseberichtes
Egal welchen Beschaffungsweg du wählst – am Ende laufen alle Fäden im Prognosebericht des jeweiligen Produkts zusammen. Ein Klick auf den Mengen-Smart-Button im Produktstamm öffnet eine detaillierte Matrix.
In dieser Ansicht siehst du nicht nur die reinen Zahlen von Wareneingängen und -ausgängen, sondern eine direkte, logische Verknüpfung der Dokumente. Das System zeigt dir zeilenweise an, welche spezifische Einkaufsbestellung (Purchase Order) die Einheiten für welchen konkreten Verkaufsauftrag (Sales Order) liefert.
Zusätzlich bietet der Bericht praktische Kontrollfunktionen: Du kannst Bestände für wichtige Aufträge direkt manuell reservieren oder bestehende Reservierungen flexibel aufheben. Abgerundet wird die Übersicht durch ein visuelles Liniendiagramm am oberen Bildschirmrand, welches dir den exakten Bestandsverlauf über die Zeitachse darstellt. So siehst du auf einen Blick, an welchem Tag dein Lager ins Minus rutscht und wann die eintreffende Lieferantenbestellung den Bestand wieder in den positiven Bereich hebt.
Im Video Schritt für Schritt erklärt
Wir haben den gesamten Klickpfad und die unterschiedlichen Beschaffungswege in einem Video für dich festgehalten. Schau am besten direkt rein – dort führen wir die Konfigurationen und Routen live im System vor, sodass du die exakte Funktionsweise direkt am Bildschirm nachvollziehen kannst.