Viele Unternehmen verkaufen im Webshop Produkte, die nur Schüler oder Studierenden zu speziellen Konditionen angeboten werden dürfen – sogenannte EDU-Produkte.
Damit diese Konditionen gewährt werden können, muss ein Nachweis erbracht werden.
Die Herausforderung: Wer den Nachweis direkt im Checkout hochladen soll, bricht den Kauf häufig ab, weil das Dokument gerade nicht zur Hand ist. Das führt zu geringeren Conversion Rates und im schlimmsten Fall zu Kaufabbrüchen.
Darum ist es in der Praxis oft besser, den Nachweis erst im Nachgang abzufragen. Manche Bestellungen müssen dann zwar storniert werden, aber viele Kunden wechseln einfach auf die kommerzielle Version – und nicht selten entsteht dadurch sogar ein größerer Auftrag.
Die Lösung: Automatische Nachweisabfrage in Odoo
Um diesen Prozess effizienter zu gestalten, haben wir für einen Kunden eine Automatisierung in Odoo eingerichtet. Der Ablauf funktioniert so:
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Definition der EDU-Produkte
Produkte, die einen Nachweis erfordern, werden mit einem Stichwort „EDU“ versehen. Alternativ lassen sich auch Kategorien oder Namensbestandteile als Kriterium nutzen. -
Bedingung für die Automatisierung
Die Regel greift, wenn:- der Auftrag über den Webshop erstellt wurde
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und mindestens eine Position mit dem Stichwort „EDU“ enthalten ist.
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Automatischer E-Mail-Versand
Sobald die Bedingung erfüllt ist, verschickt Odoo automatisch eine E-Mail an den Kunden. Darin wird er gebeten, den EDU-Nachweis nachzureichen. Als Absender wird direkt der zuständige Bearbeiter hinterlegt. -
Nachweis im Verkaufsauftrag
Der Kunde antwortet per E-Mail und sendet seinen Nachweis. Die Antwort landet automatisch im zugehörigen Verkaufsauftrag im Chatter. Der Bearbeiter wird informiert und kann sofort mit der Prüfung und Bearbeitung starten.
Effizienz durch kleine Stellschrauben
Diese Automatisierung ist auf den ersten Blick nur eine kleine Anpassung. In der Praxis spart sie jedoch enorm viel Zeit, weil manuelle E-Mails entfallen und alle Nachweise zentral im Auftrag dokumentiert sind.
Genau solche Optimierungen machen im Alltag den Unterschied: Odoo wird dadurch nicht nur komfortabler, sondern auch deutlich effizienter eingesetzt.
Video: Schritt-für-Schritt erklärt
Damit du dir das Ganze auch live ansehen kannst, haben wir den Prozess in einem Video festgehalten. Darin zeigen wir dir, wie die Automatisierung funktioniert und wie du sie in deinem Webshop nutzen kannst: