Die Bankabstimmung wurde grundlegend überarbeitet, um die Handhabung plattformübergreifend zu verbessern. Während frühere Versionen auf eine geteilte Bildschirmansicht setzten, die auf mobilen Endgeräten oft unübersichtlich wirkte, bietet die aktuelle Ansicht nun ein responsives Design. Dies ermöglicht eine reibungslose Bearbeitung von Transaktionen auf dem Desktop, Tablet oder Smartphone.
Im Dashboard wird direkt signalisiert, wie viele Transaktionen zur Abstimmung bereitstehen. Ob die Daten per automatischem Bankimport, Synchronisation oder manuellem Eintrag ins System gelangen, spielt dabei keine Rolle. Das Ziel der neuen Struktur ist ein maximaler Automatisierungsgrad, bei dem manuelle Eingriffe zur Ausnahme werden.
Intelligente Partnererkennung und manuelle Korrekturen
Sobald eine Transaktion auf dem Bankkonto erscheint, versucht das System, den zugehörigen Partner automatisch zu identifizieren. Sollte eine Zuordnung einmal nicht korrekt sein, lässt sich der Partner mit einem Klick entfernen und neu festlegen. Das System verfügt über eine Lernfunktion: Einmal manuell zugewiesene Betreffzeilen oder Informationen merkt sich die Software für künftige Buchungen.
Für Zahlungen ohne direkte Gegenrechnung, wie etwa Stromkosten, Miete oder Telefongebühren, bietet das System flexible Buchungswege:
Konto festlegen: Über die Kontoübersicht kann direkt das passende Aufwandskonto ausgewählt werden.
Vordefinierte Presets: Häufig genutzte Konten werden als Schnellzugriff vorgeschlagen.
Erweiterte Bearbeitung: Über ein Stift-Symbol lassen sich Buchungszeilen individuell editieren, Beträge aufteilen oder Teilzahlungen verwalten.
Automatisierung bei Ausgangs- und Eingangsrechnungen
Besonders effizient arbeitet die Abstimmung bei Kundenrechnungen. Anhand von Namen oder Rechnungsnummern erkennt das System Zahlungen mit einer sehr hohen Wahrscheinlichkeit und verbucht diese ohne manuelles Zutun im Hintergrund. Auch Differenzen bei Zahlungen werden übersichtlich dargestellt. Reicht ein Kunde beispielsweise nur eine Teilzahlung ein, bleibt der Restbetrag automatisch im Partnerbuch offen und wird im Mahnwesen berücksichtigt.
Alternativ können Skonti oder Forderungsverluste direkt während des Abstimmungsprozesses verbucht werden. Hierbei wird die Forderung als vollständig bezahlt markiert und die Differenz auf ein entsprechendes Gegenkonto – etwa für Erlösschmälerungen – umgebucht.
Zeitersparnis durch Abstimmungsmodelle und Toleranzen
Um den manuellen Aufwand weiter zu reduzieren, lassen sich spezifische Abstimmungsmodelle erstellen. Diese definieren Regeln für wiederkehrende Transaktionen:
Aufteilungsregeln: Bestimmte Zahlungseingänge können prozentual auf verschiedene Konten verteilt werden.
Automatische Ausführung: Modelle können so konfiguriert werden, dass sie sofort bei Geldeingang im Hintergrund buchen.
Ein oft unterschätzter Hebel ist die Definition von Zahlungstoleranzen. Insbesondere bei Zahlungsdienstleistern wie PayPal oder Stripe entstehen oft Differenzen durch Transaktionsgebühren. Über die Systemparameter lässt sich eine prozentuale Toleranz (z. B. 3 %) einstellen. Innerhalb dieses Rahmens erkennt das System die zugehörige Rechnung trotz der Differenz an. Die verbleibenden Gebühren können dann gesammelt und automatisiert auf das Konto für Nebenkosten des Geldverkehrs gebucht werden.
Durch diese Kombination aus intelligenter Erkennung und individuellen Regeln werden im Idealfall bis zu 90 % der monatlichen Bankbewegungen vollautomatisch verarbeitet. Die Buchhaltung muss lediglich bei Ausnahmefällen oder zur Endkontrolle eingreifen.
Im Video Schritt für Schritt erklärt
Damit du dir das Ganze auch live ansehen kannst, haben wir den Prozess in einem Video festgehalten. Darin zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du die neue Oberfläche bedienst, Abstimmungsmodelle anlegst und Zahlungstoleranzen für beispielsweise PayPal-Gebühren konfigurierst.